Organizácia konferencie si vyžaduje dôkladnú prípravu. Rozdelením tohto procesu na etapy môžete minimalizovať náklady na pracovnú silu na vysokej úrovni udalosti.
Nevyhnutné
Počítač s prístupom na internet a programami pomoci pre mesto, telefón
Inštrukcie
Krok 1
Rozhodnite o téme konferencie, počte potenciálnych účastníkov, načasovaní a lektoroch. Rokujte s lektormi, aby ste získali súhlas s prejavom.
Krok 2
Na základe témy a plánovaného počtu účastníkov je potrebné zvoliť možnosti miest konania konferencie. Môžu to byť kultúrne domy, konferenčné sály hotelov, reštaurácie, rekreačné strediská a ďalšie. Výber sa vykonáva pomocou vyhľadávania na internete a v rôznych adresároch miest. Na základe získaných údajov sa vytvorí tabuľka potenciálnych miest s uvedením mena, adresy, telefónneho čísla, počtu miest, nákladov a dostupnosti potrebné vybavenie (napríklad projektor, plátno, mikrofón).
Krok 3
Zavolajte do výslednej databázy potenciálnych miest a objasnite, ak je to možné, v požadovaných dňoch, náklady na prenájom, dostupnosť ďalších služieb (napríklad organizácia bufetového stola). Vo výsledku si vyberte miesto a dátum.
Krok 4
Vytvorte pre konferenciu firemný štýl (symbol, slogan, farby atď.) A rozhodnite sa o požadovaných produktoch (značkové zošity, perá, pozvánky, tričká a ďalšie). Objednávajte výrobky na akciu v suvenírových spoločnostiach. Vytvorte tiež plánovaný program.
Krok 5
Pošlite pozvánky potenciálnym účastníkom na hlavičkové papiere e-mailom alebo prostredníctvom neštandardného riešenia pomocou kuriéra / pošty (napríklad na konferenciu o kvetinárstve v podobe kvetu z látky na dizajnovom kartóne).
Krok 6
Registrácia účastníkov, podrobnosti o programe, pomoc pri presune a výber ubytovania (v prípade potreby). Spolupráca so subdodávateľmi na organizácii bufetového stola, fotografovanie a ďalšie.
Krok 7
V predvečer podujatia skontrolujte pripravenosť haly - vybavenie, suveníry, organizácia bufetového stola a ďalšie.
Krok 8
Počas podujatia je potrebné koordinovať prácu subdodávateľov: promotérov, stravovacie služby, fotografov a ďalších.
Krok 9
Po konferencii pošlite e-mail s poďakovaním za účasť na podujatí, môžete požiadať o spätnú väzbu.
