Charakteristika ako dokument plní funkcie potvrdzovania osobných údajov osoby, oboznámenia sa s jej osobnými a obchodnými kvalitami, určenia charakteristík povahy a správania. Každá z funkcií sa prejavuje určitým spôsobom, v závislosti od miesta, kde je charakteristika prezentovaná.
Funkcia charakteristiky ako dokumentu predurčuje jej účel v závislosti od miesta prezentácie. Môže oň teda požiadať zamestnávateľ pri uchádzaní sa o nové zamestnanie, opatrovnícke orgány pri posudzovaní žiadosti o poručníctvo, súdne a vyšetrovacie orgány pri trestnom konaní, banky pri rozhodovaní o poskytnutí veľkej pôžičky. Spravidla sa charakteristika vyžaduje od miesta výkonu práce, štúdia, v niektorých prípadoch sa vyžaduje charakteristika domácnosti od miesta bydliska konkrétneho občana (v takom prípade sa zvyčajne obracia na susedov). Všeobecnou funkciou charakteristiky je potvrdenie osobných údajov konkrétnej osoby. V niektorých prípadoch tiež slúži na oboznámenie sa s obchodnými, osobnými kvalitami, určenie špecifických vlastností postavy, správania v každodennom živote, v tíme.
Oboznámenie sa s obchodnými kvalitami občana
Táto funkcia charakteristiky sa prejavuje, keď sa poskytuje na zamestnanie, v bankách a čiastočne - v opatrovníckych a poručenských orgánoch. Dokument sa zvyčajne vydáva z miesta výkonu práce (v prípade zamestnania - predchádzajúcimi zamestnávateľmi), popisuje vedomosti, zručnosti a schopnosti zamestnanca, jeho pracovné úspechy a úspechy, pracovné skúsenosti v konkrétnom odbore. Takéto charakteristiky majú spravidla typickú štruktúru, takže veľa moderných zamestnávateľov ich nahrádza odporúčacími listami, ktoré sa priaznivo odlišujú voľnejším štýlom prezentácie. Úverové organizácie môžu požiadať o profil, ktorý určí pozíciu žiadateľa o pôžičku v spoločnosti, postoj kolegov a manažmentu k nemu. Opatrovnícke orgány sa viac zaujímajú o osobné a každodenné kvality občana, preto obchodné kvality nehodnotia ako prioritu.
Štúdium osobnostných vlastností, správania a životného štýlu
Túto funkciu plní charakteristika, ak o to požiadajú štátne orgány, ktorými sú najčastejšie súdy a vyšetrovacie zložky. V takom prípade sa charakteristika osobnosti podozrivého, obvineného, môže stať dôležitým faktorom, ktorý pozitívne alebo negatívne ovplyvní závažnosť uloženého trestu, zvolenú mieru obmedzenia. Takýto dokument je možné požadovať nielen od miesta výkonu práce, ale aj od miesta trvalého pobytu, pretože sú dôležité aj každodenné vlastnosti konkrétnej osoby, vlastnosti jej správania, životný štýl.
