Správne organizovaná kancelárska práca v organizácii alebo podniku vám umožňuje udržiavať dokumenty v poriadku a kedykoľvek kontrolovať ich pohyb. Ak činnosť vašej spoločnosti súvisí s uzatváraním zmlúv, o ich účtovníctve si uschovajte príslušný denník. Dobre navrhnutý časopis umožní zaznamenať podrobnosti dokumentov a ich chronológiu.
Nevyhnutné
- - časopis na zaznamenávanie dokumentácie;
- - materiály, ktoré sa majú zaznamenať;
- - plniace pero;
- - ceruzka;
- - nožnice;
- - vládca;
- - papier;
- - vlákna;
- - ihla;
- - lepidlo.
Inštrukcie
Krok 1
Nájdite vhodný formulár na vedenie denníka. Zároveň vychádzať z naliehavých potrieb organizácie a osobitostí kancelárskej práce. V poslednej dobe sú elektronické formy účtovníctva dokumentácie čoraz rozšírenejšie, ale nie vždy sú vhodné na oboznámenie sa s manažérmi. V najjednoduchšom prípade môžete účtovný denník zostaviť v štandardnom veľkoformátovom zošite.
Krok 2
Očíslovajte stránky časopisu tak, že v dolnej alebo hornej časti každého hárku uvediete poradové čísla. Celý blok stránok zošite silnou niťou a konce veďte okolo poslednej stránky časopisu. Na malý kúsok papiera napíš koľko listov má kniha. Prilepte tento štítok na poslednú stránku v rade, prevlečte konce vlákna pod ním a zviažte ich na uzol. Keď lepidlo zaschne, pripevnite sem pečiatku dokumentov a podpis osoby, ktorá časopis vydala.
Krok 3
Začnite navrhovať svoju titulnú stránku. Napíšte názov denníka na prednú stranu denníka, napríklad „Denník zmlúv“. V popise uveďte názov organizácie (spoločnosti) a jej hlavné podrobnosti. Ponechajte dva riadky pre počiatočný a konečný dátum denníka. Všetky tieto informácie nie je možné zadať ručne, ale predtlačiť na tlačiarni a potom prehľadne nalepiť na obálku časopisu.
Krok 4
Pracovné stránky časopisu rozdeľte na toľko stĺpcov, koľko je potrebné na úplný popis dokumentov, ktoré sa majú zaznamenať. Nezabudnite uviesť stĺpce s poradovým číslom, dátumom prijatia dokumentu, uzavretím zmluvy, uvoľnením objednávky atď. Ak chcete stručne opísať podstatu dokumentu a jeho hlavný obsah, nechajte samostatný stĺpec. Zabezpečte tiež miesto na podpis osoby, ktorá dostala dokument na vykonanie.
Krok 5
V prípade potreby zaregistrujte denník na kancelárii (sekretariáte), pridelte mu príslušné číslo a ďalšie podrobnosti. Po registrácii je možné účtovný denník použiť na zamýšľaný účel.
