V každej malej organizácii je vydaných a uložených veľa rôznych objednávok a objednávok. Ak sú všetky zaregistrované a zaregistrované do jednej veci, bude to skôr alebo neskôr viesť k zámene. A je nepravdepodobné, že by zástupcovia kontrolných orgánov schválili také vedenie záznamov.
Inštrukcie
Krok 1
Aby ste mohli správne rozdeliť objednávky vydané v podniku, musíte sa riadiť nasledujúcimi dokumentmi:
- schválené Rosarkhivom „Zoznam typických riadiacich dokumentov generovaných pri činnostiach organizácie s uvedením času uloženia“;
- pokyny pre kancelársku prácu (vypracované riadiacim orgánom).
Na základe týchto dokumentov by mala byť v každom podniku vypracovaná nomenklatúra prípadov. Na jeho základe sa rozdeľujú objednávky, pokyny a ďalšie dokumenty.
Podľa veľkosti podniku a jeho štruktúry je možné rozvinutú nomenklatúru prípadov rozdeliť na oddelenia s uvedením písmenového kódu alebo môže byť všeobecná.
V každom prípade sú všetky objednávky v podniku podmienečne rozdelené na objednávky na hlavné a ekonomické činnosti a objednávky na zamestnancov.
Krok 2
Objednávky na hlavné a ekonomické činnosti spravidla uchováva tajomník (pokiaľ osobitná objednávka neustanovuje inak). Je tiež zodpovedný za registráciu, ukladanie a archiváciu týchto objednávok.
Dokumenty sa líšia z hľadiska doby skladovania. Objednávky na hlavnú činnosť podniku (na organizačnú štruktúru, na schválenie tabuľky zamestnancov, na vykonávanie zmien v nej atď.) Majú skladovacie linky - neustále. Na konci kalendárneho roka sa odovzdajú do archívu podniku.
Objednávky týkajúce sa ekonomických a prevádzkových problémov sa uchovávajú 5 rokov. Sú postupne očíslované bez písmena. Ak je objem objednávok vydaných v podniku veľký, v priebehu roka sa rozdelia na objemy. Po uplynutí doby skladovania sú zničené registráciou príslušného zákona.
Krok 3
Objednávky na zamestnancov sa vypracúvajú a ukladajú na oddelení personálneho riadenia podniku. Líšia sa tiež trvanlivosťou.
Samostatným prípadom sú príkazy na prijatie, prepustenie a preloženie s dobou uchovávania 75 rokov. Podávajú sa tu aj príkazy na zmenu priezviska, dlhodobej pracovnej cesty, dlhodobého dočasného prechodu zamestnancov a pod. Tieto dokumenty sú evidované v denníku, majú nepretržité číslovanie a písanie (najčastejšie „ls“, „k“)). Koncom roka sa také objednávky spolu s registračným denníkom zošijú do jedného priečinka a odovzdajú sa do archívu.
Krok 4
Objednávky na dovolenky (pravidelné, bez platu a pod.), Krátkodobé pracovné cesty a prevody sa vyhotovujú v samostatnom súbore, uchovávajú sa 5 rokov. K číslovaniu objednávky je pridané písmeno (napríklad „o“alebo kód oddelenia).
Objednávky na vyzdvihnutie majú rovnaké obdobie skladovania. Odporúča sa však skladovať ich osobitne, napr sú sprevádzané analytickými materiálmi (vysvetľujúce poznámky, zápisnice, oznámenia a rozhodnutia výboru odborov atď.).
Po uplynutí doby skladovania sú tieto objednávky zničené.
Krok 5
Odporúča sa tiež uchovávať propagačné objednávky osobitne (doba skladovania - 75 rokov). V samostatnom prípade sa podávajú objednávky na podporu vlastného podniku a nadriadeného. Prípad sa po vytvorení archivuje v archíve.
