Pre vypracovanie správneho protokolu je potrebné jasne definovať účel a formu správy. Správa je zostavená v niekoľkých fázach, čo vám umožňuje správne zvýrazniť kľúčové body.
Nevyhnutné
Osnova správy, účel správy
Inštrukcie
Krok 1
K tomuto procesu musíte pristupovať zodpovedne a venovať osobitnú pozornosť účelu správy. Aby bola správa vypracovaná správne, je potrebné si najskôr odpovedať na otázku: „Prečo sa správa zostavuje“. Iba v takom prípade budete brať do úvahy všetky „úskalia“. Na túto otázku môže byť niekoľko odpovedí. Niektoré z nich sú: • Správa by mala informovať alebo vysvetliť;
• Správa je pripravená z dôvodu odporúčania;
• Správa by mala motivovať alebo presvedčiť;
• Správa môže pokračovať v diskusii alebo posilniť predchádzajúcu správu / diskusiu;
• Správa môže byť súčasťou pokynu.
Krok 2
Typ obchodného výkazu Rozhodnite sa, aký typ obchodného výkazu v tomto konkrétnom prípade potrebujete. Obchodnú správu je možné predložiť: • písomne a ústne;
• formálne a neformálne;
• v tradičnej podobe a v pôvodnej podobe;
• V jednostránkovej a viaczväzkovej forme. Okrem toho môže byť správa pripravená interne alebo ju môžu vypracovať externí konzultanti.
Krok 3
Zloženie správy Titulná strana. Tu sa uvádza názov správy, celé meno a funkcia osoby, ktorej je správa určená, celé meno a funkcia osoby, ktorá správu vypracovala. V tejto časti uveďte účel správy alebo povahu problému, ktorý sa vyskytol. Ak máte v úmysle vypracovať zdĺhavú správu, úvod môže obsahovať obrys správy. V tejto časti správy uveďte všetky informácie týkajúce sa účelu správy alebo problému, ktorý je potrebné pokryť. V záverečnej časti správy je potrebné uviesť závery vyvodené z prijatých informácií.
Krok 4
Formátovanie správy Pri formátovaní správy musíte použiť rôzne prostriedky. Oddeľte odseky medzerami, aby bolo čítanie dokumentu oveľa jednoduchšie. Veľkosť a typ písma. Vyberte písmo, ktoré je optimálne na čítanie. Podnadpisy je možné zvoliť zmenou veľkosti písma. Kurzíva, tučné písmo, podčiarknutie a špeciálne znaky zvýraznia kľúčové body prehľadu. Rozdelenie textovej stránky po stránke vám umožní zamerať pozornosť čitateľa na dôležité body.
