Stretnutia sú podstatnou súčasťou obchodného života. Je to nástroj na monitorovanie, stanovenie cieľov riadenia a implementáciu spätnej väzby. Na stretnutí sú vypracované správy a informácie o aktuálnom stave veci. Jeho účastníci majú možnosť vzájomne sa radiť a v konečnom dôsledku prijímať rozhodnutia potrebné pre úspešné splnenie zadaných úloh.
Inštrukcie
Krok 1
Definujte účel stretnutia. Jeho účastníci sa môžu napríklad stretnúť, uskutočniť predbežnú výmenu názorov, vypočuť si správu o stave veci, pripraviť odporúčania na riešenie akýchkoľvek problémov alebo tieto problémy prijať. Téma stretnutia by mala zaujímať každého účastníka stretnutia.
Krok 2
Pripravte si program schôdzky. V ňom uveďte zoznam otázok, ktoré si musíte počas neho vypočuť a prediskutovať ich. Diskutovať by sa malo iba o tých problémoch, ktoré nemožno vyriešiť v prevádzkovom stave. Zašlite predbežný program schôdze všetkým účastníkom a vypočujte si ich želania a pripomienky k téme a programu schôdze. Upravte program tak, aby zohľadňoval vyjadrené želania.
Krok 3
Rozhodnite o mieste, čase a spôsobe stretnutia. Pre každý bod programu určte rečníkov a kontaktné miesta. Požiadajte moderátorov, aby predložili svoje abstrakty vopred. Stanovte harmonogram stretnutia, uveďte čas vyhradený na diskusiu o každom čísle. Zašlite záverečný program schôdze a program každému účastníkovi.
Krok 4
V prípade potreby zašlite účastníkom abstrakty správ, ktoré budú predložené na schôdzi, návrhy rozhodnutí, ktoré sa majú prijať, informačné poznámky a analytické materiály.
Krok 5
Zvážte otázku, ako najlepšie zasadiť účastníkov stretnutia, aby sa pravdepodobnosť vzniku konfliktných situácií znížila na minimum. Psychológovia si všimli, že do konfliktov a sporov vstupujú častejšie ľudia, ktorí sedia proti sebe, menej často tí, ktorí sedia vedľa seba. Zvážte tento faktor.
Krok 6
Určte predsedu, ktorý bude schopný viesť schôdzu tak, aby sa všetky problémy vyriešili optimálnym spôsobom a v čo najkratšom čase. Aby to mohol urobiť, musí poskytnúť konštruktívne rozhodnutia od každého účastníka stretnutia a urobiť diskusiu reálnou.
Krok 7
Zabezpečte striktné poradie vykonávania programu stretnutia, ktoré bude celkom úspešné a rozhodnutia prijaté na ňom účinné.
