Telefonické rozhovory sú už dlho súčasťou obchodného života. S ich pomocou sa oznamujú rozhodnutia, prijímajú a hlásia úlohy, menujú sa a rušia úlohy. Neznalosť pravidiel etikety telefonických rozhovorov môže viesť k zrúteniu mnohých dohôd a nedôvere partnerov a klientov.
Inštrukcie
Krok 1
Pracujte na svojom hlase. Ak je to možné, zaznamenajte rozhovor s jedným z obchodných partnerov na diktafón a počúvajte. Ohodnoťte temnotu svojho hlasu, rýchlosť reči, intonáciu a energiu. Aby bol hlas príjemnejší, dýchanie by malo byť rovnomerné, držanie tela voľné. Usmievajte sa, keď hovoríte - tento trik pomôže, aby bol váš hlas teplejší a príjemnejší. Snažte sa zbaviť parazitických slov, ak ich používate.
Krok 2
Pripravte sa na všetky odchádzajúce hovory. Sformulujte ciele rozhovoru, kľúčové frázy, ktoré budete používať. Pripravte si poznámkový blok a pero, aby ste si mohli pri rozprávaní robiť poznámky. Keď vám odpovedia, nezabudnite pozdraviť, predstaviť sa a pomenovať spoločnosť, ktorú zastupujete. Urobte krátke pauzy, aby vám druhá osoba mohla odpovedať a spomenúť si alebo si zapísať vaše meno. Opýtajte sa, či váš predplatiteľ môže odpovedať na vaše otázky. Ak je odpoveď áno, uveďte účel vášho hovoru.
Krok 3
Pri odpovedaní na prichádzajúci hovor nenechajte partnera, aby čakal viac ako 3-4 zvonenia. Určite pozdravte a predstavte sa. Keď telefonujete, odpoutajte sa od všetkých ostatných činností a rozhovorov. Ak potrebujete čas na zodpovedanie otázok druhého človeka, zapíšte si kontakty a ponúknite mu, že mu zavoláte späť, keď budete pripravení. Ak potrebujete presmerovať hovor, jasne povedzte podstatu otázky kolegovi, aby ho volajúci nemusel opakovať. Na konci rozhovoru poďakujte druhej osobe za kontaktovanie.
Krok 4
Pravidlá telefonickej etikety hovoria, že predplatiteľ, ktorý volal, je prvý, kto zavesí a začne sa lúčiť. Zavolá tiež v prípade prerušenia komunikácie. Pri plánovaní telefonického rozhovoru berte do úvahy čas: hodinu na začiatku a hodinu na konci pracovného dňa, kedy môže mať účastník urgentné záležitosti, považujeme za neúspešnú, ako aj obedňajšiu prestávku.
