Pravidlá obchodnej etikety vyžadujú, aby nenechávali nezodpovedané listy od kolegov a partnerov. Osobitná úloha v úradnej korešpondencii patrí potvrdzovaciemu listu. Tento dokument upravuje predbežné dohody, skutočnosti týkajúce sa prijímania a prenosu akýchkoľvek informácií, vôľu zúčastniť sa na konkrétnej udalosti atď. Pre každý typ potvrdzovacieho listu existujú osvedčené kľúčové frázy.
Inštrukcie
Krok 1
Pripravte si štandardný formulár A4 na napísanie potvrdzovacieho listu. V ľavom hornom rohu nezabudnite uviesť informácie o svojej organizácii: celé meno, oficiálna adresa s PSČ, kontaktné čísla, registračné číslo primárneho štátu (OGRN) a ďalšie informácie. V pravom hornom rohu uveďte údaje adresáta: meno organizácie príjemcu, funkcia, priezvisko a iniciály osoby, ktorej sa posiela potvrdzovací list, úplná poštová adresa.
Krok 2
Sformulujte názov svojho e-mailu. To príjemcovi uľahčí jeho identifikáciu a uľahčí organizáciu v archívoch vašej organizácie. Názov by mal byť krátky a informatívny, napríklad: „Po prijatí dohody o dodávke od spoločnosti LLC„ NNN “alebo„ Po potvrdení účasti na seminári 02.02.2002 “. Zadajte nadpis vľavo pod podrobnosťami o vašej organizácii.
Krok 3
Oddeľte sa o 2-3 riadky od nadpisu a napíšte správu adresátovi. Použite štandardný formulár oficiálnej adresy pre obchodných partnerov: „Vážený Ivan Ivanovič!“alebo "Vážený pán Ivanov!"
Krok 4
V hlavnej časti potvrdzovacieho listu stručne popíšte skutočnosť, že vaša organizácia dostala akékoľvek dokumenty, tovary alebo služby od adresáta. Znenie by malo byť lakonické a nemalo by presiahnuť 1 - 2 vety: „AAA LLC potvrdzuje prijatie 2 (dvoch) kópií zmluvy o dodávke zo dňa 12.02.2011 č. 34“.
Krok 5
Ak list potvrdzuje predtým dosiahnuté dohody, musíte stručne opísať ich podstatu. Napríklad sa uskutočnil rozhovor medzi generálnymi riaditeľmi podnikov, v ktorom vyjadrili svoj zámer vzájomne prospešnej spolupráce dosiahnutej počas rokovaní 29. januára 2010. Zašlite prosím dokumenty potrebné na uzavretie dohody. “
Krok 6
Ukončite potvrdzovací list frázou vyjadrujúcou vďačnosť a nádej na dlhodobú spoluprácu. V prípade potreby môžete tiež požiadať o ďalšie informácie alebo dokumenty na konci listu: „Potvrdzujeme našu účasť na seminári o environmentálnych problémoch 23. mája 2008. Zašlite prosím účastnícky dotazník na našu adresu.“
Krok 7
List vytlačte v dvoch vyhotoveniach a podpíšte s vedúcim organizácie. Jedna kópia sa odošle adresátovi poštou, druhá - sa uloží do vlastného archívu na uloženie.
