Niektoré organizácie pri svojej práci používajú obchodné listy. Jedným z nich je potvrdzovací list. Posiela sa za účelom potvrdenia prijatia akýchkoľvek materiálov, informácií a ďalších dokumentov. Je vypracovaný písomne a v akejkoľvek forme. Aký je postup pri zostavovaní tohto listu?
Inštrukcie
Krok 1
Na hlavičkovom papieri organizácie vyhotovte potvrdzovací list, samozrejme, nie je to potrebné, bude to však lepšie. V pravom hornom rohu uveďte podrobnosti o svojej organizácii, nižšie napíšte, komu je tento dokument určený, napríklad generálny riaditeľ spoločnosti Vostok LLC Ivanov Ivanovič.
Krok 2
Mnoho organizácií zaznamenáva prichádzajúce / odchádzajúce správy do denníkov, preto je vhodné uviesť sériové číslo korešpondencie a dátum zostavenia. Pre rovnaké podrobnosti adresáta nechajte tiež prázdny riadok.
Krok 3
Ďalej v strede uveďte názov, teda predmet listu, napríklad o zvýšení cien služieb. Potom napíšte meno alebo pozíciu osoby, o ktorú sa uchádzate, napríklad Vážený pán Ivanov. Pamätajte, že nie sú povolené žiadne skratky.
Krok 4
Potom napíšte účel listu, napríklad: „Informujeme vás, že sme si prečítali váš cenník a sme pripravení spolupracovať v budúcnosti.“
Krok 5
Nasleduje hlavná časť listu, ktorá sa však nevyžaduje. Tu môžete určiť podmienky, napríklad keď súhlasíte so spoluprácou a ďalšie informácie.
Krok 6
Ďalej prichádza na rad záverečná časť potvrdzovacieho listu, ktorej obsah závisí od stupňa vášho známeho s adresátom, môžu to byť frázy: „S pozdravom …“, „S pozdravom …“alebo „S prianím všetkého dobrého… “.
Krok 7
K potvrdzovaciemu listu môžu byť vypracované prílohy, napríklad grafy, akékoľvek výpočty. Robí sa to kvôli tomu, aby ste nezahltili list zbytočnými informáciami a aby bol ľahko čitateľný. V texte je potrebné odkázať na tieto zdroje.
Krok 8
Na koniec listu musí vedúci vložiť podpis a pečať organizácie. Zašlite svoj obchodný list poštou alebo osobne. Niektorí na to používajú e-mail, čo výrazne šetrí čas.
