Napriek množstvu komunikačných kanálov zostáva e-mail najspoľahlivejším pre obchodné kontakty. Jeho zjavnou nevýhodou pred slovným kontaktom je, že príjemca môže list jednoducho ignorovať. Aby ste nezapísali do prázdna, je dôležité poznať pravidlá obchodnej e-mailovej korešpondencie.
Téma je hlava
Efektívnosť elektronickej obchodnej korešpondencie do veľkej miery závisí od správnej témy. Po rolovaní zoznamu odoslaných správ príjemca pravdepodobne na konci pracovného dňa zanechá list bez predmetu, v ktorom bude uprednostňovať dôležitejšie tituly.
Téma vo formáte „od Alexandra“, „pre Vitaly“a ďalšie abstraktné hlavičky sú vhodné, iba ak príjemca čaká na list a v nedávnom rozhovore bol informovaný o bezprostrednom zaslaní dôležitých informácií. Vo všetkých ostatných prípadoch sú tieto témy nešťastné. Neodrážajú dôvod odvolania, podstatu listu a dôležitosť.
Za dobrú tému sa považuje dobre definovaná veta s 2 - 4 slovami. Napríklad: „Návrh správy na schválenie“, „Obchodná ponuka spoločnosti LLC„ Business-Trade “,„ O dodávke bridlice “,„ Bridlica. Návrh na posúdenie “.
Bez ohľadu na účel odvolania by mal autor listu upútať pozornosť. Poznámky „Naliehavé!“, „Osobný riaditeľ“, „Dôležité!“by mali byť v predmete správy uvedené iba v prípadoch, keď má správa skutočne mimoriadny stupeň dôležitosti, a to nielen pre odosielateľa, ale aj pre príjemcu. Ak sú ku každému listu od tej istej kontaktnej osoby neodôvodnené príznaky pozornosti, príjemca na ne prestane reagovať a v krajných prípadoch ich pošle na čiernu listinu alebo presmeruje na podriadených.
Príťažlivosť
E-mail by mal začínať správou. Je bezpodmienečne nutné použiť celé meno príjemcu a napísať ich bez chýb. Pozorný adresát, ktorý si všimol pravopisnú chybu v jeho mene, určite stratí dôveru v autora odvolania a záujem pokračovať v dialógu.
Aby sa tak nestalo ani pri hromadnom zasielaní poštou, nemali by ste zanedbať korektúru textu sprievodného listu pred jeho odoslaním. Chyby sa najčastejšie môžu skryť v prípade koncov pri adresovaní, písaní zložitých priezvisk. Bez ohľadu na postavenie príjemcu je správnejšie použiť meno a priezvisko, ak nie sú známe, potom je prípustné použiť tradične neutrálne konštrukcie: „Dobré popoludnie“, „Dobrý deň“. Ak autor a príjemca listu žijú v rôznych časových pásmach, je povolené toto odvolanie: „Dobrý deň“, „Dobrá hodina“.
Oceňujte svoj čas aj čas iných ľudí
E-mail by mal byť krátky, jasný a nemal by obsahovať nepríjemné alebo zbytočné podrobnosti. Táto kvalita je dôležitá najmä v prípadoch, keď elektronická korešpondencia slúži ako začiatok obchodnej spolupráce, a nie ako jej pokračovanie.
V prvom odseku odvolania sa musí autor predstaviť, ak sa korešpondencia predtým neuskutočnila alebo bola prerušená už dávno. Optimálnym dizajnom pre toto je tradičná fráza: „Máte obavy z Vasilija Kuznecova, zamestnanca Business Trade. Rád by som pokračoval v našom rozhovore o zvážení návrhu na dodávku kanála. “
Samotná ponuka by mala byť ďalej predstavená čo najstručnejšie a ako rozšírený zdroj informácií by mala byť k listu pripojená obchodná ponuka.
Všetky úplné myšlienky vo vete by mali byť logicky rozdelené do odsekov, mali by sa vkladať zoznamy, malo by sa primerane používať tučné zvýraznenie a podčiarknutie, čo zlepšuje vnímanie informácií čitateľom a skracuje čas na ponorenie sa do témy. E-mail zvyčajne zriedka obsahuje viac ako 3 až 5 odsekov.
Finálna stavba
Je rozumné ukončiť e-maily obchodným zbohom v štýle: „S prianím všetkého dobrého, …“, „S pozdravom …“atď. Ale slovami na rozlúčku typu „Vždy tvoj, …“, mali by ste byť maximálne opatrní, pretože neformálny tón a nadmerná konvergencia môžu byť pre príjemcu nejednoznačné.
K podpisu musia byť priložené kontaktné údaje. Je dôležité uviesť telefónne čísla, fax, oficiálnu webovú stránku zastupovanej organizácie a záložnú e-mailovú adresu, pretože príjemca vidí kontaktnú adresu v samotnom liste.
Myšlienky, ktoré sa objavia v procese prípravy dokumentu, by nemali byť formulované v dodatku. Ako viete, takéto vyjadrenie oneskorených myšlienok na písanie je vhodné iba v osobnej korešpondencii. A elektronické písanie vám umožňuje kedykoľvek upraviť textový obsah odvolania. Použite v liste P. S. môže byť negatívne vnímaný príjemcom, ktorý si môže bezdôvodne myslieť, že adresát si našiel čas na harmonické vloženie ďalších informácií do listu a rozhodol sa obmedziť na rýchly postskript.
