Existuje taký pojem „obchodné zvyky“. Podľa tejto priestrannej definície - všetky tradície prijaté v prostredí oficiálnych obchodných vzťahov. Úradná korešpondencia zostáva jedným z hlavných mechanizmov obchodnej interakcie. Úradníci, podnikatelia a verejné organizácie komunikujú prostredníctvom správ pripravených podľa všeobecných pravidiel.
Dôvod na písanie
Aj keď sa prípravná fáza vypracovania úradného odvolania môže javiť ako nudná a nepodstatná, nemožno ju zanedbať. Dôvod prípravy dokumentu by mal byť jasne formulovaný.
Pred napísaním úradného listu je dôležité presne určiť adresáta. Po určení predmetu správy je potrebné skontrolovať, či tento problém patrí do kompetencie adresáta. V prípade pochybností je lepšie preskúmať otázku spôsobilosti v predpisoch a iných normatívnych dokumentoch organizácie.
Typ žiadosti
Po určení témy a adresáta by ste sa mali zamyslieť nad typom odvolania.
V prípade potreby by mal byť napísaný úradný list:
- Informujte adresáta. Najčastejšie sa informačné vestníky zasielajú príjemcom na nižšej úrovni;
- Kontaktujte adresáta testom, ktorý z jeho strany znamená ďalšie kroky. Obrátia sa teda buď na nadriadeného, alebo na rovnocenného v postavení;
- Zadajte zadanie. Tento typ adresy je vhodný iba na oslovenie podriadeného.
Jednotlivci, ktorí kontaktujú orgány, podniky alebo iné štruktúry, najčastejšie používajú formu žiadosti-žiadosti.
Forma úradného odvolania
Tvrdé podmienky interakcie medzi úradníkmi a obchodmi robia formu odvolaní nie menšou ako je obsah. Aby sa list dostal k adresátovi a nestratil sa v labyrintoch kancelárie, musí byť vypracovaný podľa všetkých pravidiel.
Organizácie zostavujú listy na oficiálny hlavičkový papier, prideľujú odchádzajúce číslo a označujú dátum. Na okamžité objasnenie odvolacích otázok je dôležité uviesť celé meno a kontaktné údaje dodávateľa. Zobrazujú sa na poslednom liste listu v päte.
Jednotlivci vypracujú žiadosti na prázdne listy A4 v strojom písanej podobe a vo výnimočných prípadoch aj v ručne písanej forme.
U organizácií je v záhlaví odvolania uvedená iba pozícia a meno adresáta, t. informácie o autorovi odvolania a kontaktné údaje sú uvedené na úradnom formulári. Jednotlivci budú musieť do hlavičky doplniť svoje vlastné údaje vrátane kontaktného telefónneho čísla a adresy, na ktorú je potrebné zaslať odpoveď.
Vľavo sú uvedené podrobnosti listu a pod textom témy odvolania: „O odmeňovaní“, „O poskytovaní informácií“, „O osobnom stretnutí“atď.
Štýl úradného odvolania
Na zostavovanie úradných listov sa používa oficiálny obchodný štýl. Hlavnými princípmi tohto štýlu sú dôslednosť, jednoznačnosť a prehľadnosť podania. V obchodnej korešpondencii sú hovorové formulácie neprijateľné používanie hovorových jazykov, nehovoriac o nadávkach a nadávkach. Aj tie najrušivejšie udalosti v úradnej korešpondencii by mali byť prezentované neutrálnym tónom bez akejkoľvek emočnej farby.
Je dobrým zvykom dodržiavať jasnú a logickú štruktúru viet a odsekov. To výrazne zjednodušuje vnímanie informácií čitateľom.
Štruktúra úradného odvolania
Oficiálny list sa začína odvolaním: „“. Nasleduje preambula, v ktorej by si mal človek odpovedať na otázku: „Prečo je odvolanie napísané, v mene koho a z akého dôvodu.“Môže to vyzerať takto:
«».
«».
V nadväznosti na všeobecné až konkrétne sa zavádza vysvetľujúca časť, ktorá odráža špecifiká. Ak je napísaná sťažnosť - chronologická podstata konfliktu. V pozývacích listoch obsahuje vysvetľujúca časť informácie o mieste, dátume a čase konania, jeho organizátoroch a forme účasti adresáta.
Každé oficiálne odvolanie sa končí priamym uvedením žiadosti. Napríklad: „“, „“, „“atď.
