Každý pracovník kancelárie skôr či neskôr čelí potrebe napísať úradný list. Obchodná etiketa zdôrazňuje, že koniec listu je rovnako dôležitý ako východiskový bod vašej správy.
Je to nevyhnutné
presná adresa príjemcu, obálka, kópie dokumentov pripojených k listu
Inštrukcie
Krok 1
Pred začatím záverečnej časti listu si prečítajte znova to, čo ste napísali. Skontrolujte, či text neobsahuje gramatické a pravopisné chyby, škvrny a nepresnosti. Ak vás obsah listu úplne uspokojuje, v poslednom odseku zopakujte stručne a zrozumiteľnou formou hlavnú tézu svojho listu ešte raz. Takto zhrniete svoju správu, čo adresátovi uľahčí prípravu a napísanie odpovede.
Krok 2
Ak je potrebné k úradnému listu priložiť kópie dokumentov, za odsekom odstúpte o pár riadkov späť a do stĺpca „príloha“označte zoznam dokumentov. Zoznam musí byť očíslovaný. K listu priložte fotokópie dokumentov v poradí, v akom sú uvedené v zozname.
Krok 3
Ukončite formálny list zdvorilým a správnym prejavom, napríklad: „Dúfam v plodnú spoluprácu.“Aj v podnikaní je zvykom končiť písmená pomocou slovných spojení ako „s úctou“, „s úctou“, „s úctou“. Ďalej nezabudnite uviesť svoje iniciály a dátum. Po vytlačení textu sa nezabudnite podpísať vedľa svojho priezviska.
Krok 4
Začnite vypĺňať obálku. Adresa príjemcu je napísaná v pravom dolnom rohu, adresa odosielateľa je napísaná v ľavom hornom rohu. Nezabudnite zadať správne PSČ. V takom prípade sa list dostane rýchlejšie k adresátovi.
Krok 5
Je lepšie posielať úradné listy poštou vo forme doporučených listov s potvrdením o prijatí. V takom prípade budete mať dôkaz o prijatí listu adresátom.
