V ére výpočtovej techniky partneri čoraz viac komunikujú na diaľku a radšej nestrácajú čas osobnými stretnutiami a rokovaniami. Preto neprekvapuje, že pracovná korešpondencia nemá v živote moderného manažéra nemalý význam. Jeho správne dodržiavanie je úlohou každého zamestnanca v kancelárii.
Inštrukcie
Krok 1
Ak v práci musíte komunikovať so zákazníkmi alebo dodávateľmi, potom samozrejme musíte často písať formálne listy. Nie je to také ľahké, ako sa na prvý pohľad zdá: obchodná korešpondencia je plná mnohých nástrah, ktoré je potrebné obísť, aby ste si udržali reputáciu kompetentného partnera. Ak nie je možné absolvovať kurz obchodnej korešpondencie, postupujte podľa nasledujúcich pravidiel.
Krok 2
Úradný list musí byť zaregistrovaný. Urobte to skôr, ako začnete s jeho zostavovaním a vložením čísla na určené miesto (zvyčajne v ľavom hornom rohu, pod logom spoločnosti, ak existuje). Zadajte adresáta v pravom hornom rohu. Začnite s nadpisom a potom vložte priezvisko (alebo priezviská, ak je písmeno určené pre viac osôb). Pozície by mali byť uvedené v hierarchickom poradí, t.j. najskôr prichádza napríklad riaditeľ, potom jeho zástupca, potom vedúci služieb a útvarov.
Pod menami adresátov uveďte titul a meno odosielateľa. Nezabudnite: predložka „od“sa v tomto prípade nepoužíva; toto je jedna z bežných chýb! Ďalej označte predmet listu a dátum jeho zostavenia. Predmet listu by mal objasniť, o čom bude tento dokument hovoriť; uviesť to jasne a zreteľne.
Krok 3
Text listu sa začína odvolaním. Ak je adresovaná jednej osobe, použite meno a priezvisko alebo alternatívne priezvisko: „Vážený pán Ivanov.“V žiadnom prípade nedovoľte, aby ste sa v liste oboznámili, aj keď ste osobne oboznámení s adresátom a ste s ním vo vzťahu „na krátke nohy“. Pamätajte, že toto je oficiálny dokument, ktorý musí byť uložený v archíve a môže byť použitý v práci aj o niekoľko rokov neskôr.
Samotný text listu musí byť jasný a zrozumiteľný. Nešírte „myšlienky pozdĺž stromu“, nevyplňujte list zbytočnými detailmi, neuvádzajte známe fakty. Nič nie je nepríjemnejšie ako strata času čítaním dokumentu, ktorého celý význam by sa dal zhrnúť do 4 viet, musíte si však prečítať 4 listy. Sformulujte svoje návrhy stručne a zrozumiteľne, ak potrebujete vysvetlenie, vložte ich vo forme prílohy a pripojte k listu.
