Správne uloženie dokumentácie zabráni problémom pri hľadaní správnych zmlúv. Po troche času stráveného archivovaním cenných papierov si budete istí, že tie potrebné budú vždy po ruke a v bezpečí.
Inštrukcie
Krok 1
Aby ste ľahko našli požadovaný dokument, urobte si účtovnú knihu. Dajte zákazke číslo a zadajte ho do tohto zošita. Okrem sériového čísla si zapíšte aj dátum, kedy bola zmluva uzavretá. Riadok v denníku by mal vyzerať takto: 1. Zmluva č. 987DL zo dňa 23.03.2010. Vedľa, v poznámkach, uviesť podstatu zmluvy, ak to vyžaduje firemný štýl archivácie.
Krok 2
Vytvorte pre každú právnickú osobu, ak ich je v organizácii niekoľko, vlastný register dokumentov. Na ich označenie používajte konvenčné symboly. Napríklad zadajte zmluvy spoločnosti LLC „Funny Pictures“ako 987ВК. A zmluvy od spoločnosti OJSC „Murzilka“znamenajú 987 miliónov. Čísla prideľujte striktne, aby nedošlo k zámene.
Krok 3
Zmluvu uložte do priečinka až potom, ako prešla všetkými stupňami schválenia, bola podpísaná generálnymi riaditeľmi oboch strán a boli umiestnené všetky pečate. Vyberte si zakladače pevných väzieb, aby boli vaše dokumenty v bezpečí. Vytvorte samostatný priečinok pre každú právnickú osobu.
Krok 4
Ak chcete vložiť kontrakt do spojiva, opatrne vyberte kancelársku sponku, ktorá spája listy. Nové otvory dierujte dierovačom. Vložte dokument do priečinka a zaistite ho kovovými úponkami. Oddeľte jednu zmluvu od druhej prázdnym listom A4.
Krok 5
Existuje ďalší spôsob archivácie dokumentov. Zakúpte si skupinu priehľadných súborov. Každú zmluvu umiestnite do samostatného obalu a zaistite ju v priečinku.
Krok 6
Nevkladajte príliš veľa zmlúv do jedného priečinka - listy sa môžu pokrčiť. Spojivo by sa malo ľahko uzavrieť, aby papier nevykúkal.
Krok 7
Na stojane si odložte samostatnú poličku na ukladanie priečinkov s dokumentmi. Na konci zakladača uveďte rok a právnickú osobu, pre ktorú sú zmluvy vyhotovené. Týmto spôsobom môžete v prípade potreby rýchlo nájsť potrebné zmluvy.
Krok 8
Nie je potrebné uchovávať priečinky s dokumentmi uzavretými pred tromi až štyrmi rokmi. Vložte ich do tesných kartónových škatúľ, podpíšte rok a právnickú osobu, ktorá zmluvu vlastní. Balíky odošlite do skladu. Nájdite suchý skladovací priestor. Vlhkosť môže zabiť cenné papiere.
