V nabitom pracovnom programe môže byť ťažké vybojovať si čas nielen na obed, ale aj na päťminútovú prestávku. Práca v núdzovom režime nevedie iba k fyzickej únave. Vzniká psychologické nepohodlie, ktoré môže spôsobiť depresiu. Preto je potrebné kvalifikovane zorganizovať pracovný deň, aby sme zvládli plnenie povinností bez vynaloženia veľkého úsilia.
Matica riadenia času - Ako ju zostaviť
Najpopulárnejším prostriedkom na optimalizáciu pracovného času je Eisenhowerova matica. Toto je prvá vec, ktorú sa učia vymýšľať na tréningoch riadenia času. V jednoduchej štvorbunkovej tabuľke sú napísané úlohy rozdelené podľa priority. V ľavom hornom štvorci - naliehavé a dôležité. Patrí sem riešenie akútnych krízových pracovných momentov, urgentných úloh, projektov, ktorých termíny sa blížia. Vpravo hore - dôležité, ale nie také urgentné záležitosti. Toto je plánovanie nových projektov, hodnotenie efektívnosti dokončených, súčasné každodenné úlohy, identifikácia nových oblastí činnosti. Ľavá dolná bunka - úlohy, ktoré sú menej dôležité, ale sú neodkladné. Patria sem telefonické rozhovory, niektoré stretnutia, zváženie urgentných materiálov, spoločenské aktivity. A posledná bunka vpravo dole - záležitosti nie sú dôležité a nie sú urgentné. Toto je rutinná práca, nejaké hovory, zábava.
Za najefektívnejší pracovný deň sa považuje ten, v ktorom je pravý horný štvorec naplnený na maximum - záležitosťami, ktoré sú dôležité, ale nie urgentné. To znamená, že je čas na splnenie všetkých zadaných úloh, všetko ide podľa plánu, nepredpokladá sa núdzová situácia. Ak je ľavý horný štvorec plný, znamená to, že veľa úloh bolo odložených „na neskôr“a teraz musíte vyčistiť nahromadenú hromadu urgentných a veľmi dôležitých vecí. Zároveň sa hromadia veci, ktoré sú dôležité, ale nie urgentné, čo je tiež potrebné urobiť, ale na to nie je čas. A po dokončení mimoriadnej udalosti sa formuje ďalšia z dôvodu, že bývalé nie urgentné prípady sa už dávno priblížili k termínom ich realizácie.
Aby sa zabránilo takémuto vývoju udalostí, je potrebné zostavovať Eisenhowerovu maticu pravidelne, a to nielen v pracovný deň. Najefektívnejší manažéri to robia niekoľkokrát. Na konci mesiaca - nasledujúceho, rozdelenie hlavných úloh do buniek. Na konci týždňa - nasledujúceho, rozptýlime súčasné práce na námestiach a vykonáme úpravy. A do konca pracovného dňa - ďalší, vypracovanie plánu primárnych záležitostí. Takéto rozdelenie povinností bude trvať päť až desať minút a umožní vám nenamáhať mozog nad tým, čo treba robiť najskôr a ktoré - neskôr.
Neustála kríza - čo robiť?
Ak sa veci hromadia a hromadia a osem hodín pracovníka nestačí na vykonávanie všetkých povinností, stojí za zváženie delegovanie právomoci. Možno bolo nastavených príliš veľa úloh, ktoré nedokáže zvládnuť jeden zamestnanec. Túto situáciu stojí za to objasniť vedeniu. Aby ste to dosiahli, musíte si vytvoriť zoznam úloh s podpoložkami - čo musíte urobiť, aby ste úlohu dokončili. Ešte lepšie je naplánovať si strávený čas. To jasne ukáže šéfovi, že je nereálne zvládnuť celý objem práce pre jednu osobu. V takom prípade možno časť úloh odobrať manažérovi a preniesť na iného zamestnanca.
