Pri písaní sprievodného listu musia byť dodržané určité pravidlá. Univerzálna šablóna pre všetky typy písmen neexistuje. Pri dodržaní požiadaviek všeobecného štýlu však môžete urobiť kompetentný papier.
Inštrukcie
Krok 1
Sprievodný list sa najčastejšie používa na odoslanie balíka dokumentov. Je zostavený v striktne formálnom obchodnom štýle. Adresované konkrétnemu jednotlivcovi alebo organizácii. Ak je odosielateľom právnická osoba, sprievodný list musí byť na hlavičkovom papieri organizácie. V tele listu by mal byť uvedený dátum odoslania, registračné číslo (pridelené podľa odchádzajúceho denníka), názov organizácie alebo adresáta (malo by byť uvedené celé priezvisko, meno a priezvisko). Adresát musí začínať slovami „ Drahý … “- a potom podľa mena a priezviska … Text sprievodného listu musí obsahovať nadpis, všeobecný text vrátane zoznamu dokumentov pripojených k listu a podpis. Ak je odosielateľom sprievodného listu právnická osoba, potom pečiatka a údaje o dodávateľovi (priezvisko a iniciály, kontaktné telefónne číslo).
Krok 2
Sprievodný list je možné zostaviť aj v elektronickej podobe pri odosielaní akýchkoľvek súborov, listov a obrázkov. V takom prípade je sprievodný list vypracovaný s cieľom objasniť zložité body, uviesť termín alebo niečo doplniť. Odoslané v samostatnom súbore od aplikácií.
Názov takého motivačného listu by mal odpovedať na hlavnú otázku - „O čom?“Napríklad o obstarávaní, o konferencii atď.
Krok 3
Text sprievodného listu môžete začať nasledujúcimi frázami: „V súvislosti so zmluvnými podmienkami č. 1 zo dňa 00.00.00 vám zasielame balík dokumentov …“; „Posielame vám overovacie materiály …“a tak ďalej.
