Obsah a vyhotovenie dokumentov a obchodných dokladov, ktoré sprevádzajú činnosti každého podniku alebo organizácie, sú upravené príslušnými dokumentmi a štátnymi normami. Sprievodný list sa týka obchodných dokumentov, takže musí spĺňať konštrukčné požiadavky stanovené normou GOST R 6.30-2003.
Inštrukcie
Krok 1
Sprievodný list je zostavený rovnako ako obyčajný list. Napíšte to na hlavičkový papier vašej spoločnosti, ktorý obsahuje celé meno, poštovú adresu, podrobnosti, e-mailovú adresu, kontaktné faxové a telefónne číslo.
Krok 2
V pravom hornom rohu uveďte adresáta listu, jeho priezvisko a iniciály, zastanú pozíciu, organizáciu, jej adresu a nezabudnite na index sídla, kde sa nachádza.
Krok 3
V predmete listu môžete uviesť „Krycí list k zaslanej dokumentácii“, nemusíte robiť záhlavie listu. Začnite to tradičnou adresou: „Drahý …!“. Ďalej napíšte štandardnú frázu „Posielame vám …“a uveďte všeobecný názov balíka dokumentov, ku ktorému priložíte tento motivačný list. V prípade potreby uveďte, na základe akých dohôd alebo požiadaviek sa táto dokumentácia zasiela.
Krok 4
Sprievodný list možno použiť aj na bežnú obchodnú korešpondenciu. Ak máte pre tohto adresáta ďalšiu správu, môžete ju napísať do druhého a tretieho odseku.
Krok 5
Podľa toho, koľko dokumentov bude pripojených k tomuto listu, napíšte slovo „Príloha:“alebo „Prílohy:“. Ak je dokument v jednotnom čísle, potom za dvojbodkou zadajte jeho názov, uveďte na koľkých listoch dokumentu a v koľkých kópiách sa dokument odosiela.
Krok 6
Ak existuje viac dokumentov, potom by ich zoznam mal byť zostavený ako očíslovaný zoznam, každé číslo by malo byť napísané v novom riadku. Za číslicu čísla uveďte názov dokumentu, počet listov a kópií.
Krok 7
Podpíšte list úradníkovi, ktorý je oprávnený tieto listy podpísať, pripevniť svoj podpis a potvrdiť pečaťou podniku.
Krok 8
V dolnej časti nezabudnite uviesť vykonávateľa tohto motivačného listu, jeho priezvisko, iniciály a kontaktné telefónne číslo.
