Väčšina organizácií má dokumenty uložené po celé desaťročia. Ak chcete zabrániť strate alebo pokrčeniu cenných papierov, ukladajte ich do priečinkov z plastu alebo sololitu. Skôr než tak urobíte, nezabudnite každej zmluve prideliť svoje vlastné číslo. Takto ho v prípade potreby ľahšie nájdete.
Inštrukcie
Krok 1
Aby ste ľahko našli tú správnu zmluvu, urobte účtovnú knihu. Vezmite si hrubý štvorcový notebook. Prvý list očíslovajte. Dajte zabezpečeniu číslo a zapíšte si ho do tohto denníka. Číslo môže pozostávať iba z čísel, napríklad 345. Alebo môže obsahovať písmená - 123-ID. Okrem toho zadajte dátum, kedy bola zmluva uzavretá. Riadok v denníku by mal vyzerať takto: 1. Zmluva č. 345-Id zo dňa 23.03.2011. V poznámkach uveďte podstatu transakcie, ak to vyžaduje firemný štýl dokumentácie.
Krok 2
Ak je v organizácii viac ako jedna právnická osoba, pripravte si pre každú z nich vlastný denník zmlúv. Na označenie používajte bežné symboly. Napríklad zapíšte dokumenty spoločnosti LLC "Tri medvede" ako 456-TM. A označte zmluvy od spoločnosti OJSC „Vlk a Červená čiapočka“876-VKSH. Čísla by mali ísť do zošitov, aby nedošlo k zámene.
Krok 3
Aj keď sa každá divízia spoločnosti zaoberá vykonávaním a schvaľovaním dokumentov, mala by existovať jedna kniha účtovníctva zmlúv. V opačnom prípade sa počty dokumentov budú opakovať, čo prinesie nezhody v činnosti spoločnosti. Poverte tajomníka alebo vedúceho kancelárie, aby si tento denník nechali. Nedávajte zamestnancom pečať alebo podpis s generálnym riaditeľom, pokiaľ mu nebolo pridelené identifikačné číslo.
