Sekretárka v kancelárii vykonáva aj dispečerské funkcie. Jeho prostredníctvom sa uskutočňujú primárne kontakty a oficiálna telefónna komunikácia. Prvý dojem na vašu spoločnosť, ktorý získa osoba, ktorá vás kontaktuje, závisí od toho, ako kompetentne a profesionálne komunikuje sekretárka po telefóne. Preto musí sekretárka, aby mohla odpovedať na hovory, poznať obchodnú etiketu.
Inštrukcie
Krok 1
Vždy ovládajte svoje emócie a náladu. Bez ohľadu na to, ako ste zábavní alebo smutní, keď zdvihnete telefón, musíte byť diskrétni a obchodní. Váš tón by mal byť vyrovnaný, pokojný a benevolentný. Ak sa ponáhľate priblížiť a ste bez dychu, pred pozdravom sa zhlboka nadýchnite a vydýchnite, aby sa vaše dýchanie normalizovalo.
Krok 2
Keď dostanete hovor, vždy najskôr začnite konverzáciu, bez toho, aby ste čakali, čo vám hovorí druhý koniec telefónu. Toto by mal byť štandardný úvod a pozdrav. Pozdravte a pomenujte spoločnosť, ktorej váš partner zavolal. V prípade, že sa nepredstavil, ospravedlňte sa, opýtajte sa, s kým hovoríte.
Krok 3
Dozviete sa viac o problémoch a funkciách, ktoré vykonávajú divízie vašej spoločnosti. Riešia ich konkrétni špecialisti, aby bolo možné správne presmerovať prichádzajúce hovory od zákazníkov a zákazníkov. Pri prepájaní hovoru uveďte meno a priezvisko odborníka, s ktorým spájate svojho telefonického partnera. Zamestnancovi, ktorému ste prepojili hovor, povedzte meno volajúceho a otázku, na ktorú sa uchádzal. Nemali by ste prevziať funkcie konzultanta, aj keď to dokážete dobre, nechajte osobu vyriešiť svoje problémy s tými špecialistami, ktorí sú na to oprávnení.
Krok 4
Ak sa vyskytnú takéto otázky, môžete poskytnúť základné informácie: celé meno vašej spoločnosti, priezvisko, meno a priezvisko riaditeľa, jeho zástupcov a vedúcich oddelení, adresa kancelárie. Vytvorte a dohodnite sa s riaditeľom na samostatnom zozname osôb, pre ktoré bude vždy zadarmo.
Krok 5
Nezabudnite si uchovať denník hovorov. Zapíšte si všetko, čo od vás žiada, nespoliehajte sa na pamäť, aby ste nezabudli na nič dôležité. Všetky informácie musia byť oznámené tým, pre ktorých sú určené. Zadajte názov spoločnosti alebo priezvisko a meno volanej osoby, zapíšte si telefónne číslo, na ktoré môžete zavolať späť, dátum a čas hovoru.
