Obchodná korešpondencia je neoddeliteľnou súčasťou mnohých výrobných procesov. Významné miesto v ňom majú odpovede na oficiálne odvolania rôznych organizácií vrátane kontrolných. Pre takéto listy sa vyžaduje oficiálny obchodný štýl, je to celkom prijateľné, navyše sa uprednostňujú byrokratické zákruty. Nie je v nich miesto pre emócie, aj keď tvrdenia, že odvolanie, ktoré ste dostali, sú nevhodné.
Nevyhnutné
- - počítač;
- - prístup na internet alebo tlačiareň;
- - Firemný hlavičkový papier;
- - pošta, kuriér alebo osobná návšteva kancelárie adresáta (nie vo všetkých prípadoch);
- - text listu, na ktorý odpovedáte.
Inštrukcie
Krok 1
Na napísanie odpovede použite hlavičkový papier. Nezabudnite listu priradiť odchádzajúce číslo, zaregistrovať ho u sekretárky alebo v kancelárii a uviesť dátum.
Krok 2
Odpoveď adresujte osobe, ktorej podpis je pod listom. Spravidla predstavuje titul a priezvisko so začiatočnými písmenami. Pokúste sa zistiť jeho meno a priezvisko. Urobte to pomocou internetu alebo telefonického hovoru priamo s organizáciou, od ktorej list prišiel. Spravidla je v dolnej časti úradného písmena uvedené priezvisko umelca a jeho telefónne číslo. Tieto informácie budú užitočné pre ďalšiu interakciu, ak to bude potrebné. Odpoveď by však mala smerovať na meno osoby, ktorej podpis sa nachádza v odvolaní, ktoré vám bolo doručené. Jeho iniciály sú dosť v „hlavičke“odpovede. Ale list musí začínať mennou adresou a priezviskom: „Drahý Ivan Ivanovič!“
Krok 3
Na samom začiatku svojej odpovede uveďte výstupné údaje listu. Oficiálne odvolania zvyčajne obsahujú odchádzajúce číslo, dátum je povinný. Všeobecne akceptované znenie prvej vety: „Na váš list (odvolanie, žiadosť o informácie, žiadosť, sťažnosť - v závislosti od situácie) nie. Tak a tak z takého a takého počtu považujeme za potrebné (možnosť - my môže) nahlásiť nasledujúce. “
Krok 4
Potom odpovedzte na otázky, ktoré sú obsiahnuté v liste, v rovnakom poradí, v akom sú v ňom uvedené.
Krok 5
Ak sú podľa vášho názoru akékoľvek nároky alebo nároky, ktoré voči vám osobne alebo proti vašej organizácii vzniesol autor listu, naznačujú, že ich nemožno uspokojiť, a vysvetlite dôvod s odvolaním sa na ustanovenia súčasných právnych predpisov, ktoré vo vašom názor, protirečí.
Krok 6
Na konci svojej odpovede použite frázu „S pozdravom“. Budete to musieť urobiť, aj keď si myslíte, že adresát nie je hodný úcty. Tento názor však nie je potrebné preukazovať. Nezabudnite uviesť aj svoje meno, priezvisko a iniciály. Ak odosielate odpoveď v papierovej podobe, vložte do nej svoj podpis.
