Pre takéto dokumenty neexistuje žiadna všeobecne akceptovaná forma, je však žiaduce dodržiavať všeobecné požiadavky vyplývajúce zo samotnej logiky obchodnej komunikácie. Z prvých riadkov každej správy by teda malo byť zrejmé, komu je určená, od koho, v akom prípade a ako kontaktovať autora. To všetko zjednoduší spracovanie dokumentu a prevod vlastníctva. To znamená, že to zvýši šance na pozitívnu odpoveď.
Nevyhnutné
- - počítač;
- - textový editor;
- - tlačiareň alebo e-mail.
Inštrukcie
Krok 1
Prvý riadok listu musí obsahovať aspoň názov organizácie. V ideálnom prípade by to mala byť konkrétna osoba s menom a titulom, ale v zásade to nie je potrebné. V ktorejkoľvek organizácii zistia, v ktorej kompetencii sa problém týka, a postúpia ju ďalej komu.
Aj keď adresujete správu prvej osobe, nie je fakt, že si ju niekto prečíta sám. S najväčšou pravdepodobnosťou podpíše podriadených.
Krok 2
Uveďte, kto ste. Ak podávate žiadosť v mene organizácie, je najlepšie použiť hlavičkový papier a v podpise uviesť svoju pozíciu a celé meno. V prípade, že konáte ako súkromná osoba, bude stačiť celé priezvisko, meno a priezvisko a adresa. Pre urgentnejší kontakt môžete uviesť svoje telefónne číslo, e-mailovú adresu a ďalšie spôsoby komunikácie.
Krok 3
V záhlaví podstatnej časti vášho listu uveďte, do akého druhu patrí: žiadosť o informácie (ak požadujete odpoveď na niektoré otázky), sťažnosť, sťažnosť alebo sťažnosť (použiteľné, ak ide o porušenie vaše práva zástupcami organizácie, najmä spotrebiteľmi), ponuka (vrátane obchodnej ponuky). Možná je aj možnosť „odvolanie“.
V riadku nižšie je vhodné uviesť predmet listu, v krátkosti sformulovať jeho podstatu: na čo sa chcete opýtať, koho kroky, zamestnancov ktorej organizačnej zložky považujete za nezákonné atď.
Pri zasielaní listu e-mailom nezanedbajte ani z tohto dôvodu pole „Predmet“. Závisí to nakoniec od jeho obsahu, či je list prečítaný alebo zabitý.
Krok 4
Povedzte adresátovi, čo vás presne vyzvalo, aby ste ho kontaktovali. Ak ide o nehodu, uveďte všetky jej okolnosti: aké kroky podniknuté proti vám považujete za nezákonné, aké ustanovenia zákona sú podľa vás v rozpore.
Ak niečo ponúkate, sformulujte podstatu návrhu, zamerajte sa na výhody, ktoré môže adresát získať jeho prijatím, na ktoré sú dôležité vaše silné stránky.
Ak požiadate štátnu organizáciu o objasnenie, stačí sa odvolať na ústavu a zákon „O postupe pri posudzovaní odvolaní občanov Ruskej federácie“.
Všeobecne konajte podľa okolností.
Krok 5
Uveďte podstatu toho, čo požadujete (koniec koncov, to je účel, pre ktorý je vaša správa napísaná): opatrenia, ktoré očakávate a ktoré považujete za dostatočné na realizáciu vašich práv, uveďte zoznam otázok, na ktoré chcete dostať odpoveď do a pod.
Ak list súvisí s konfliktnou situáciou a je adresovaný vinníkovi organizácie, nebude zbytočné uvádzať zoznam opatrení v prípade, že dostanete motivované odmietnutie alebo list ignorujete. Napríklad podanie žaloby a nárok na náhradu morálnej škody.
Krok 6
Na konci sa prihláste na odber. Ak podávate žiadosť ako súkromná osoba, postačuje podpis (v papierovej podobe) a dátum. Ak sa ako zástupca organizácie bude vyžadovať uvedenie polohy a priezviska s iniciálkami.
