Obchodná ponuka, popis služieb a možností spolupráce zostáva obľúbeným reklamným nástrojom pri komunikácii s potenciálnymi partnermi. Spolupráca s jednou spoločnosťou znamená pre všetkých ostatných odmietnutie - a je dôležité správne napísať list, aby ste nestratili sľubné kontakty
Prečo je ponuka odmietnutá?
Obchodná ponuka je spravidla prvou fázou rokovaní: klient sa ešte nerozhodol, s kým bude pracovať, dodávatelia alebo dodávatelia čakajú na jeho rozhodnutie a snažia sa na seba upútať pozornosť. Obchodné ponuky sa rozposielajú v desiatkach - je to príležitosť ukázať sa v tom najlepšom svetle, popísať všetky svoje schopnosti a vytvoriť dobrý dojem na potenciálneho partnera. Hneď ako sa prijme rozhodnutie, všetky prijaté návrhy sa odošlú do priečinka s potenciálnymi kontaktmi pre prípad, že by ste museli zmeniť dodávateľa - a v tejto situácii je dôležité správne zostaviť list s odmietnutím, pri zachovaní možnosti opakovania kontakt.
Etika odmietnutia
V liste s odmietnutím je dôležité preukázať úctu účastníkovi rozhovoru - jeho návrh bol hodný, venoval čas diskusiám o podrobnostiach, aj keď nebol korunovaný uzavretím dohody, a očakáva od vás rozhodnutie, i keď negatívne.
Odmietnutie sa podľa situácie deje na hlavičkovom papieri spoločnosti v elektronickej alebo papierovej podobe. Normy obchodnej komunikácie vyžadujú, aby určený predmet témy bol neutrálny a negatívny - frázy „Odpoveď na váš návrh“, „O spolupráci“, „O práci“sú vhodné. Vyberte si predmet, ktorý adresát použil vo svojom liste. Je nežiaduce používať predmety automatickej odpovede na e-maily, napríklad „RE: Komerčná ponuka“, aby u adresáta nevznikal pocit nepozornosti.
Nie je nič nové, čo sa týka kontaktu s účastníkom rozhovoru pre tento druh listov - je vhodné použiť meno a priezvisko, ak ich poznáte, s pridaním slova „Vážení“. Na konci odvolania sa v závislosti od štandardov pre formovanie listov vašej spoločnosti umiestni výkričník alebo čiarka. Ďalším dôležitým prvkom písomného odmietnutia je odkaz na ponuku, ktorá vám prišla a ktorú v skutočnosti odmietate. Lepšie je vložiť odkaz na začiatok listu, ihneď po žiadosti - „Na vašu žiadosť zo dňa 06.06.12 …“, „Na obchodnú ponuku z 9. mája …“.
Je nevyhnutné vysloviť ľútosť nad odmietnutím. Ak boli k listu s obchodnou ponukou pripojené dokumenty alebo informačné materiály, uveďte, že ste ich dostali, a oboznámili ste sa s nimi - napríklad „Ďakujeme za podrobnú prezentáciu, naši odborníci si prečítali poskytnuté informácie, ale, bohužiaľ, sú nútení odmietnuť vaše služby “. Nezabudnite uviesť dôvod odmietnutia, ak ste na to oprávnení - napríklad ak ponuka nespĺňa podmienky výberového konania. Voľba výhodnejšej ponuky ako dôvodu odmietnutia nie je tradične vyjadrená.
