Nomenklatúra je zoznam všetkých prípadov, ktoré tvoria archív a sú novootvorené v konkrétnej organizácii zavedenej do systému. Musí obsahovať index prípadu, názov, ustanovené podmienky jeho uloženia.
Odrody nomenklatúry
V kancelárskej práci existujú tri hlavné typy nomenklatúry: štandardná, približná a individuálna. Norma je ustanovená federálnymi zákonmi a slúži ako model pre vypracovanie nomenklatúry v organizáciách rovnakého typu. Približná nomenklatúra nezahŕňa striktne normalizovaný počet prípadov. Obsahuje zoznam prípadov odporúčaných na otvorenie s ich indexmi. Vyššie uvedené typy nomenklatúry sú vypracované v štátnych a mestských organizáciách a inštitúciách. Zamestnanci súkromných organizácií na základe štatutárnych dokumentov, druhov výkazníctva, pracovných plánov atď. vypracúva sa individuálny zoznam prípadov. Zahŕňa celý objem vytvorených prípadov podniku.
Postup zostavenia nomenklatúry
Každý rok sa na základe starého vyhotovuje nová nomenklatúra prípadov. Všetky dokumenty navyše podliehajú revízii. Dôležitou súčasťou nomenklatúry je trvanlivosť puzdra. Na tomto základe sa rozlišujú prípady dočasného, dlhodobého a trvalého uskladnenia. Termín dočasného uloženia súborov je menej ako desať rokov, dlhodobé uloženie je viac ako desať rokov. Pokiaľ ide o dokumenty, ktorých doba skladovania uplynula, je vyhotovený súpis, ktorý vo výslovne uvedených prípadoch uvádza sériové číslo dokumentu, názov, rok vytvorenia, počet listov a ďalšie informácie. Po zostavení súpisu sú tieto dokumenty zničené.
Štrukturálne je nomenklatúra predstavovaná oddielmi, pododdielmi. Toto rozdelenie je však typické pre vládne organizácie a inštitúcie. V súkromných organizáciách je toto rozdelenie podmienené a skôr zdôrazňuje hlavné oblasti ich činnosti, než odráža vzťah moci a podriadenosti.
Nomenklatúrna tabuľka pozostáva z piatich stĺpcov: prvý obsahuje index prípadu, druhý - názov prípadu, tretí - počet strán (uvedený na konci bežného roka), štvrtý - obdobie uchovávania stanovené regulačnými právnymi aktmi, piata - poznámky týkajúce sa otvorenia prípadu, zaradenia do inventára na účely zničenia atď.
Prípad dlhodobého a trvalého skladovania zahrnutý v nomenklatúre by nemal predstavovať viac ako dvestopäťdesiat strán. Ak počet dedín presahuje normu, je vhodné prípad rozdeliť na dve alebo viac.
Zostavená nomenklatúra prípadov musí byť dohodnutá s archívnym oddelením a podpísaná vedúcim organizácie.
