Všetky dokumenty organizácie sa musia uchovávať v archíve. Napríklad daňový zákon uvádza, že primárne dokumenty, doklady potvrdzujúce zaplatenie daní a ďalšie musia byť chránené štyri roky. Existujú ale aj také dokumenty, ktoré sa dajú po roku zničiť, napríklad plány dovoleniek. Zneškodnenie by sa malo vykonať po vydaní zákona.
Inštrukcie
Krok 1
Najskôr je potrebné poznamenať, že dokumenty, ktoré „poslúžili svojmu účelu“, môžu byť do zákona vložené, iba ak lehota uplynula pred 1. januárom roku, keď bol vypracovaný takýto dokument, to znamená, že dokumenty z roku 2010 by mali byť súčasťou zákon až v roku 2016.
Krok 2
Pred vypracovaním zákona a zničením dokumentácie vyhotovte súpisy, ktoré musia byť schválené vedúcim organizácie a vypracovaný protokol.
Krok 3
Je vhodné vypracovať akt vo forme tabuľky. V pravom hornom rohu zadajte podrobnosti o organizácii. Potom napíšte „Schvaľujem“veľkými písmenami dole, do riadneho riadku, uveďte pozíciu dole (manažér, generálny riaditeľ atď.), Potom priezvisko a iniciály. Ešte nižšie uveďte dátum vypracovania aktu.
Krok 4
Potom uveďte účel, napríklad zvýrazniť dokumenty, ktorých platnosť už skončila, na zničenie. Ďalej uveďte dôvody, napríklad „na základe zoznamu typických organizačných dokumentov …“
Krok 5
Nižšie je uvedená tabuľková časť, ktorá sa skladá z ôsmich stĺpcov. Prvým je sériové číslo. Druhým je názov dokumentu, napríklad rozvrhy dovoleniek alebo korešpondencia o práci s personálom. Tretie sú dátumy ukončenia, to znamená dátumy, ktoré sú uvedené v dokumente ako posledné, napríklad plán dovoleniek končí v roku 2010, takže je potrebné napísať „2010“. Tu nemusíte uvádzať mesiac.
Krok 6
Ďalej nasleduje stĺpec s inventárnymi číslami, ak tam nie sú, môžete vložiť pomlčky. Potom odložte index prípadu podľa nomenklatúry, napríklad graf 05-20, kde 05 je index oddelenia, a druhé dve číslice sú poradové číslo prípadu.
Krok 7
Potom uveďte počet pamäťových jednotiek, napríklad graf môže byť v jednej kópii, ale korešpondencia s rámcami je v množnom čísle. Potom vyplňte políčko s dobami skladovania podľa príručky. Na konci, ak je to potrebné, vyplňte stĺpec „poznámka“.
Krok 8
Za tabuľkovú časť napíšte, že súpisy sú k dispozícii a schválené protokolom hlavy s uvedením čísla a dátumu jeho zostavenia.
Krok 9
Ďalej zhrňte celkovú sumu, ktorá je vyjadrená počtom položiek dokumentov pripravených na zničenie, napríklad v období rokov 2006 - 2010 bolo zničených 234 položiek.
Krok 10
Potom manažér znova skontroluje všetky údaje a podpíše dokument.
