Pri príprave spoločného projektu medzi rôznymi organizáciami alebo oddeleniami jedného podniku je často potrebné prediskutovať jednotlivé podrobnosti a podmienky implementácie. V takom prípade sa spustí koordinačný mechanizmus, ktorý umožňuje s prihliadnutím na záujmy strán vypracovať spoločnú pozíciu k celému zoznamu problémov. Dizajn takéhoto listu podlieha všeobecným zákonom o kancelárskej práci, má však určité zvláštnosti.
Inštrukcie
Krok 1
Pripraviť zoznam problémov, na ktorých sa bude treba dohodnúť. List obsahujúci tieto podmienky je spravidla nezávislým dokumentom, ktorý predchádza uzavretiu hlavnej zmluvy. V niektorých prípadoch ho možno použiť ako interný dokument potrebný na vypracovanie všeobecného riešenia a vyžadovania potvrdenia o oprávnenosti od rôznych služieb (bezpečnostné, právne, finančné, dizajnové atď.). V ostatných prípadoch je pripravená diskutovať o kontroverzných otázkach s partnerskými organizáciami pri práci na spoločnom projekte.
Krok 2
Na vypracovanie odvolacieho listu pre protistranu budete potrebovať jeho podrobnosti a samotné podmienky, ktoré sú predmetom dohody. Začnite list zadaním adresáta v pravom hornom rohu (meno partnerskej organizácie, titul, priezvisko a iniciály zodpovednej osoby). Tu stručne informujte predmet listu „o schválení …“. V takom prípade nemusíte písať názov dokumentu. Prvou vetou listu bude apel na meno a priezvisko voči osobe zodpovednej za vývoj časti projektu, ktorú vedie ich organizácia. Samozrejme nezabudnite pridať slovo „Vážený“. Ďalej požiadajte, aby ste zvážili navrhované podmienky, uviedli ich zoznam a rozhodli o schválení.
Krok 3
V záverečnej časti listu informujte o termíne, do ktorého je potrebné vykonať dohodu a vykonať nevyhnutné zmeny a doplnenia alebo prijať návrh v plnom rozsahu. Nasleduje dátum listu, podpis zodpovednej osoby a jej prepis v zátvorkách.
Krok 4
Upozorňujeme, že schvaľovací list môže byť buď hlavným dokumentom zabezpečujúcim podmienky predbežnej dohody, alebo sprievodným dokumentom. List, ku ktorému bude pripojený schvaľovací protokol alebo iný dokument vo forme zoznamu alebo zoznamu, bude musieť obsahovať položku „Dodatok“. V ňom pomenujte priložené dokumenty (ktoré boli predtým očíslované), ktoré navrhujú zmluvné strany.
