Jednotný systém obchodnej dokumentácie siaha do čias Sovietskeho zväzu. Do tej doby patrila väčšina GOST, ktoré sa stále používajú s malými zmenami v modernej kancelárskej práci. Podľa neho sú administratívne dokumenty jedným z typov riadiacej dokumentácie nevyhnutných pre normálne fungovanie každého podniku.
Inštrukcie
Krok 1
Činnosti každého podniku a organizácie musia byť predovšetkým vykonávané v súlade so zákonom a normami, ktoré platia v celej krajine alebo regióne a v rámci konkrétnej spoločnosti. Táto činnosť je regulovaná regulačnou a administratívnou dokumentáciou, ktorej typy stanovuje všeruský klasifikátor OK 011-93. Podľa neho sa organizačná a administratívna dokumentácia prideľuje v samostatnej podobe, ktorá obsahuje dokumenty týkajúce sa:
- založenie alebo bankrot a likvidácia podniku;
- prevádzková a informačná regulácia jeho činnosti;
- prijatie, preloženie alebo prepustenie.
Medzi organizačné a administratívne dokumenty patria: organizačné, administratívne, informačné a referenčné, obchodné a dokumenty týkajúce sa žiadostí a odvolaní občanov, ako aj dokumentácia personálu.
Krok 2
Administratívna dokumentácia obsahuje príkazy, rozhodnutia a príkazy týkajúce sa hlavných činností organizácie. To znamená, že tie obchodné dokumenty, na ktoré sa upozorňujú jednotliví zamestnanci alebo celá pracovná sila, riadiace a administratívne rozhodnutia prijaté vedením organizácie. Vďaka administratívnej dokumentácii sa uskutočňuje interakcia medzi riadiacim aparátom podniku, jeho divíziami a jednotlivými úradníkmi.
Krok 3
Každý z typov administratívnej dokumentácie je miestnym normatívnym aktom, ktorý formalizuje rozhodnutia jednorazové alebo periodické. Medzi objednávkou a objednávkou nie je žiadny právny rozdiel, ale rozhodnutie sa od týchto typov dokumentov líši, pretože nie je prijímané vedením organizácie, ale jej kolegiálnym orgánom na vyriešenie problému výroby alebo samostatného problému.
Krok 4
Objednávky a objednávky sa delia na tie, ktoré regulujú výrobné činnosti a tie, ktoré sa týkajú personálnej politiky a personálu. Pokiaľ ide o obsah, prvé sa týkajú organizačných otázok činnosti, plánovania, financovania, výkazníctva, dodávok a predaja výrobkov, tovaru alebo služieb, ako aj ďalších otázok výrobného charakteru. Druhé odráža interakciu medzi vedením a každým jednotlivým zamestnancom. Patria sem príkazy a príkazy nielen na prijatie a prepustenie, ale aj príkazy týkajúce sa dovoleniek, rozvrhu práce, odmien alebo disciplinárnych trestov.
