Kancelárska práca je dôležitou súčasťou aktivít každého podniku, ktorá vám umožňuje viesť záznamy o všetkých administratívnych a obchodných dokumentoch. Zamestnanec alebo celá jednotka, ktorej úlohy zahŕňajú kancelársku prácu, existujú v každom podniku bez ohľadu na formu jeho vlastníctva. Kompetentne dodávaná kancelárska práca je zárukou dobre koordinovanej práce celého podniku a jeho rýchlej reakcie na zmeny obchodných a trhových podmienok.
Na čo slúži kancelárska práca?
Skôr alebo neskôr, po začatí činnosti, bude každý podnik čeliť potrebe organizovať prácu s dokumentmi, ktoré sú základným nástrojom riadenia, pretože s ich pomocou sa uskutočňuje prenos pokynov a komunikujú sa rozhodnutia manažmentu. konkrétnemu interpretovi. Systém kancelárskej práce v podniku je navrhnutý tak, aby zabezpečoval štandardizáciu a jednotnosť dokumentácie, organizoval jej účtovníctvo a ukladanie s cieľom uľahčiť prácu s obchodnými dokumentmi. Medzi funkcie systému kancelárskej práce patria:
- kompetentná organizácia pracovného toku, ktorá zaisťuje rýchly prenos dokumentov po najkratšej ceste s minimálnou spotrebou času, čo vám umožňuje kontrolovať prechod akéhokoľvek dokumentu a jeho vykonanie v pravý čas;
- automatizovaný systém registrácie a účtovníctva všetkej prichádzajúcej, odchádzajúcej a internej dokumentácie;
- archivácia dokumentov, ktorá umožňuje ich systematizáciu podľa formálnych kritérií a ich formovanie do prípadov;
- vytvorenie nomenklatúry prípadov - systém kódov podľa zoznamov hlavičiek prípadov, ktorý uľahčí ich systematizáciu a určí doby archivácie ustanovené legislatívnymi alebo priemyselnými predpismi.
Ak sú všetky tieto funkcie práce s tokom dokumentov v podniku implementované, môžeme povedať, že systém práce v kancelárii je odladený a funguje podľa potreby.
Organizačné a právne aspekty
Akýkoľvek dokument obsahujúci údaje o podniku sa považuje za obchodný dokument, a preto sú preň stanovené právne dôsledky, t. tento dokument je možné predložiť už súdu pri riešení konfliktov a rozporov, ktoré vznikli. Preto by sa kancelárska práca mala vykonávať na základe regulačných dokumentov - špeciálne vyvinutých pokynov, overených právnou službou a schválených vedúcim podniku. Tento pokyn nie je len príručkou, ale aj dokumentom, ktorý je povinný vykonať, takže všetci zainteresovaní musia byť s ním oboznámení proti podpisu.
Formuláre dokumentov, v súlade s ktorými podnik vykonáva svoje činnosti, musia byť štandardizované. Zloženie podrobností, ktoré musia byť na formulároch uvedené, sa určuje v súlade s normou GOST R 6.30-2003 „Jednotné dokumentačné systémy. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na papierovanie “. Rovnaká norma ustanovuje aj požiadavky na vypracovanie obchodnej a administratívnej dokumentácie.
