Sekretárka organizuje, distribuuje a zabezpečuje činnosť vedúceho. V prvom rade je to asistent v rôznych organizačných otázkach. Takáto práca si vyžaduje rýchle prepnutie z jedného druhu práce na druhý.
Sekretárka má veľa povinností, spája ich však spoločný cieľ: poskytnúť manažérovi maximálnu pomoc pri jeho práci a ušetriť čas. Sekretárka musí pracovať s dokumentáciou, telefonovať, faxovať, prijímať a distribuovať hovory, komunikovať s návštevníkmi, organizovať stretnutia, stretnutia, služobné cesty pre vedenie.
Povinnosti tajomníka
Sekretárovi sú často zverené aj funkcie úradníka v malých organizáciách. Patrí sem údržba a správa úradných listín, príprava dokumentov, organizácia dopravy a činnosti s nimi spojené, účtovníctvo a skladovanie.
Ak objem nie je príliš významný, je to zodpovednosť sekretára. Ak sú objemy veľmi veľké, zavádza sa pozícia úradníka, ktorá si vyžaduje špeciálne vzdelanie. Hlavnou činnosťou tajomníka je práca s kancelárskym vybavením a dokumentmi. Vyžaduje sa opatrnosť a presnosť.
Znalosť cudzích jazykov sa stáva prevládajúcim bodom. Pri zostavovaní životopisu je povinné uvádzať úroveň ich znalosti.
Vzdelanie by sa nemalo nevyhnutne líšiť v konkrétnej špecializácii. Nevyhnutnou podmienkou je však jeho podstata spojená so schopnosťou analyzovať údaje a nájsť prístup k ľuďom.
V osobných vlastnostiach nie je nadbytočné spomínať vyrovnanosť, organizáciu a spoločenskosť. Tajomník je tvárou spoločnosti. Pozícia je dosť zodpovedná.
Medzi zodpovednosti patrí distribúcia telefónnych hovorov, stretnutie s návštevníkmi. Všeobecne sa akceptuje, že sa sekretárske práce považujú za počiatočnú fázu kariérneho rebríčka. Ale pre taký odrazový mostík sa vyžaduje pomerne vysoká úroveň vzdelania.
Vzhľad sekretárky je vizitkou spoločnosti. Zodpovednosti sa môžu obmedziť iba na podávanie kávy a prijímanie hovorov, je však pravdepodobné, že sa rozšíria do podoby vypracovania kritických dokumentov a organizácie rekreácie pre manažment a jeho rodinu.
Preto je dôležité uviesť v životopise úspechy. Toto je povinné, aj keď na predchádzajúcom pracovisku bolo miesto kuriéra. Podávanie správ o dosiahnutom úspechu dáva budúcemu zamestnávateľovi pochopenie, že uchádzač o zamestnanie je schopný zhodnotiť svoju prácu na pracovisku a je schopný vyzdvihnúť kľúčové body svojej skúsenosti.
Úspechy
Výsledky sú vždy orientačné, pretože proaktívni a produktívni zamestnanci sú predmetom záujmu každého zamestnávateľa. Najlepšie je označiť dosiahnuté výsledky pomocou konkrétnych čísel alebo faktov.
Stačí spomenúť niekoľko kľúčových bodov, ale skutočne významných a dôležitých. To vám umožní zvýrazniť hlavnú vec bez preťaženia sekcie obrovským množstvom informácií. Pri vymenúvaní hlavných úspechov je potrebné zdôrazniť, aký prínos alebo prínos spoločnosť získala.
Napríklad označením úspechu môžete vetu zakončiť vetou, že implementácia znížila náklady firmy o určitý počet percent. Je dôležité správne opísať svoje dosiahnuté výsledky. Nemali by ste zo svojho životopisu robiť iba zdanie popisu práce. Aj keď je tento dokument založený na opise zážitku, má zmysel starostlivo skontrolovať jeho znenie.
Niekedy sú úspechy opísané v prvej osobe. Toto znenie je mierne v rozpore so všeobecnou koncepciou pokračovania. Lepšie je zdržať sa ich používania. Pohodlnejšie a oprávnenejšie sú možnosti „bol implementovaný“, „stratégia bola implementovaná … ktorá poskytovala …“atď.
Na akýkoľvek zo svojich najvýznamnejších úspechov sa môžete odvolať v sprievodnom liste zaslanom k životopisu. Po prečítaní takejto správy sa zamestnávateľ alebo vedúci pracovník určite bude chcieť oboznámiť s priloženým dokumentom.
Príklady a odporúčania
Ich úspechy môžu byť dokonca v rutinnej práci. Medzi nimi sú tie najviac vyhrávajúce:
- úspešné absolvovanie niekoľkých kontrol;
- zrýchlenie toku dokumentov v podniku zavedením a vývojom elektronickej databázy spolu s oddelením programovania;
- organizácia úspešného prechodu veľkej spoločnosti z verzie 7.7 „1C: Enterprise“na verziu 8.3;
- zvýšenie efektívnosti oddelenia plánovania zavedením automatizácie výpočtov, čo zabezpečilo dvojnásobné zníženie počtu zamestnancov ekonómov.
Je dôležité opísať, čo sa v skutočnosti dosiahlo. Úspech hlavného účtovníka by sa nemal pripisovať, ak jeho zodpovednosť nebola súčasťou vykonávaných funkcií. A v niektorých prípadoch je pri zmene typu činnosti nevyhnutné priblížiť víťazstvá novým úlohám kariérneho rastu.
Profesionálne úspechy demonštrujú úlohy a ciele plnené v priebehu činností. Môžu byť dôsledkom prejavu potrebného súboru vlastností. Pre vodcu to znamená veľa.
Medzi úspešnými možnosťami sa môžu objaviť:
- koordinácia práce vrcholových manažérov spoločnosti;
- príprava zmlúv, potrebná dokumentácia na podpis;
- prijímanie hovorov s ich distribúciou;
- odosielanie, prijímanie a registrácia korešpondencie;
- stretnutie a koordinácia hostí;
- pomoc a organizácia firemných akcií;
- Podpora pri cestovaní;
- administratívna podpora hlavy;
- zabezpečenie všetkého potrebného pre plné fungovanie;
- koordinácia činností upratovacích a kuriérskych služieb;
- odolnosť proti stresu a voľnosť v konfliktoch, vynikajúce komunikačné schopnosti;
- príjemný elegantný vzhľad;
- zručnosti v používaní kancelárskeho vybavenia;
- schopnosť pracovať s dôvernými informáciami;
- vlastníctvo PC, MS Office Excel, MS Office Word, MS Office Power Point, MS Office Access, MS Outlook a ďalších počítačových programov na prácu s e-mailom, „Consultant Plus“, Lotus na úrovni pokročilého používateľa.
Medzi úspešné príklady životopisu patria príklady, ktoré identifikujú a vykonávajú zodpovednosť. Má tiež zmysel informovať potenciálneho zamestnávateľa o dôvodoch, pre ktoré úradné zamestnanie skôr nedošlo.
Dôležitosť indikovania úspechov
Variantom úspešného označenia potrebných kvalít na základe požiadaviek na uchádzača môže byť:
- organizácia kancelárskeho života: objednávanie vody, kávy, kancelárske potreby, organizácia opravy kancelárskych zariadení, čistenie;
- preklad dokumentácie vrátane technickej;
- práca s kancelárskym vybavením;
- poradenstvo klientom v oblasti služieb spoločnosti;
- organizácia stretnutí VIP hostí;
- poskytuje príjemné a pohodlné pracovné prostredie.
Má zmysel označovať skutočné dôvody ako dôvody na opustenie predchádzajúceho pracoviska. Napríklad práca bez úradnej registrácie, na základe civilnej pracovnej zmluvy. Príslušný dokument musí byť priložený.
Povolené sú tieto možnosti: pri posudzovaní návrhov žiadne objektívne dôvody neviedli k zamestnaniu;
- veľká vzdialenosť miesta budúcej práce od miesta bydliska (je nepohodlné sa tam dostať);
- nesúlad povinností uvedených v oznámení;
- nepriehľadné platobné podmienky;
- nedodržiavanie TC;
- rekvalifikácia, volno, rodinné pomery.
V zozname profesionálnych zručností a schopností sú uvedení tí, ktorí prispievajú k dosiahnutým výsledkom. To môže byť prijímanie hovorov, ich registrácia s informovaním manažéra, vypracovanie pracovného plánu pre šéfa, vykonávanie úloh, vypracovanie servisných poznámok, práca s akýmikoľvek dokumentmi.
Je veľmi dobré spomenúť skúsenosti s vydávaním objednávok zamestnancom od vedúceho a sledovaním ich vykonávania, zháňaním dodávateľov jednotlivých úloh, zabezpečovaním pracoviska manažéra potrebnými prostriedkami v podobe kancelárskych potrieb, vybavenia, uľahčenia pohotového vybavovania požiadaviek. a návrhy zamestnancov, vedenie archívu spisov a dokumentov, zaistenie ich bezpečnosti, presun do archívu, organizácia pracovných ciest pre vedúceho, objednávky leteckých a železničných lístkov, rezervácia hotelov.
Dôležitou súčasťou je profesionálny úspech v životopise. Nikdy by ste to nemali zanedbávať pri písaní životopisu a v nádeji, že na zamestnávateľa urobíte priaznivý dojem. Z pracovných skúseností skutočne vyčleňujú ich zásluhy, účasť na projektoch, vykonávanie akýchkoľvek úloh, ďalšie školenie. Akékoľvek úspechy je možné zvýrazniť v ktorejkoľvek oblasti činnosti.
Nehanbite sa trochu sa pochváliť. To pomôže, aby bol životopis zaujímavý pre zamestnávateľa. Potom vás pozvanie na pohovor nenechá čakať.
