Vedúci kancelárie, ktorý sa tiež nazýva tajomník alebo správca kancelárie, je dosť vážna a zodpovedná pozícia. Takmer všetka práca podniku spočíva na ňom, hoci veľa z toho, čo robí, zostáva bez povšimnutia.
Inštrukcie
Krok 1
Vedúci kancelárie vykonáva manažérske funkcie. Vedúci kancelárie je povinný plánovať prácu všetkých osôb pracujúcich v konkrétnej spoločnosti a budovať organizačnú štruktúru kancelárie. Do tejto kategórie zodpovedností patrí aj riadenie zamestnancov s nižším postavením, organizovanie školení zamestnancov, plánovanie ich kariéry a tvorba politiky komunikácie so zákazníkmi.
Krok 2
Administratívna kategória je ďalšou priamou zodpovednosťou vedúceho kancelárie. Zahŕňa organizáciu kancelárskej práce a rozvoj vzťahov medzi štruktúrnymi jednotkami.
Krok 3
Hospodársky orgán zahŕňa nákup potrebného strojového zariadenia, vybavenia, komponentov, spotrebného materiálu, ako aj pokyny pre inštaláciu vybavenia a monitorovanie jeho činnosti.
Krok 4
Vedúci kancelárie má zodpovednosť za dohľad. Majú na mysli audit hmotného majetku podniku, včasnú certifikáciu personálu, organizáciu podávania správ a implementáciu ďalších kontrolných materiálov.
Krok 5
Zodpovednosť za správu zahŕňa kompletnú prípravu všetkých dokumentárnych správ pre vyšší manažment. Vedenie si tak uvedomuje dianie v podniku a pomocou neho môže riadiť aktuálnu situáciu.
Krok 6
Za hlavnú zodpovednosť sa považuje aj organizácia a vedenie obchodných rokovaní. To zahŕňa plánovanie obchodných stretnutí, vymedzenie línie rokovaní, organizáciu dokumentácie rokovaní a analýzu výsledkov obchodných stretnutí.
Krok 7
Vedúci kancelárie je povinný poznať nielen svoju prácu, ale aj prácu zvyšku tímu, sledovanie postupu tejto práce, znalosť metód strategického plánovania, základy etiky a estetiky, ako aj vedomosti zo základov účtovníctva a výkazníctva.
Krok 8
Práca vedúceho kancelárie je dosť stresujúca. Preto pri výbere takejto alebo podobnej špeciality stojí za to analyzovať, či táto činnosť prinesie uspokojenie a radosť. Je to však dôležité, pretože človek trávi na pracovisku značné množstvo času.
