Spolupráca so zahraničnými partnermi sa už pre ruské podniky stala normou. Výmena delegácií, ktorá je súčasťou pracovného procesu, je preto tiež pomerne častým javom. Ak ste však v podniku hostiteľom svojich zahraničných alebo ruských partnerov prvýkrát, mali by ste vziať do úvahy niekoľko odtieňov, aby nezasahovali do nadviazania obchodných kontaktov a nekazili dojem zo stretnutia.
Inštrukcie
Krok 1
Pozvánka na stretnutie by mala byť zaslaná čo najskôr, aj keď už bola dosiahnutá predbežná dohoda. Je to znamenie, že si vysoko ceníte čas svojich partnerov a rešpektujete ich zaneprázdnenosť.
Krok 2
Po prijatí potvrdenia uveďte počet členov prichádzajúcej delegácie. Lepšie je, ak dostanete zoznam hostí s uvedením polohy a pod dohľadom. Vyberte zloženie svojej delegácie v súlade s týmto zoznamom, pokiaľ ide o počet, mala by byť približne rovnaká ako delegácia hostí. Porozprávajte sa s hosťami o tom, akým jazykom komunikujú najradšej, a postarajte sa o tlmočníka aj pre hostí, aj keď majú prísť s vlastným tlmočníkom.
Krok 3
Získajte informácie o oblasti zodpovednosti a kompetencie každého z vašich hostí. Zahraniční partneri sú spravidla veľmi prísni v udržiavaní oficiálneho velenia, takže musíte mať jasnú predstavu o tom, o ktorých problémoch je ten či onen hosť oprávnený diskutovať.
Krok 4
Pripravte a dohodnite sa na zozname problémov, o ktorých budete musieť diskutovať. Zhromaždite všetky materiály a dokumenty, ktoré môžete potrebovať. Rozhodnite sa, ktoré dokumenty sa podpíšu na základe rokovaní, a prediskutujte, v akom režime sa budú viesť: trvanie, prestávky.
Krok 5
Vyberte si pohodlnú izbu na základe počtu ľudí zúčastňujúcich sa na stretnutí. Každý z nich by mal mať miesto, kde sa môže pohodlne ubytovať, pretože medzi prestávkami budete musieť sedieť niekoľko hodín. Uistite sa, že počas stretnutia sa podáva čaj, káva, sušienky a na stoloch sú poháre a minerálna voda. Ak to nikomu nevadí, nezabudnite vložiť popolníky.
Krok 6
Požiadajte svojich hostí o súhlas so zvukovým záznamom schôdzky, ktorý nie je možné vykonať bez dovolenia. Posaďte hostí smerom k predným dverám, táto psychologická nuansa im umožní, aby sa necítili stresovaní. Požiadajte, aby vás počas rokovaní nerozptyľovali vonkajšie telefónne hovory. Pripravte pre hostí diáre a perá.
Krok 7
Nenúťte hostí, aby vás hľadali, keď prídu na miesto stretnutia. Niekto ich musí stretnúť vo vestibule budovy a sprevádzať ich do miestnosti, kde sa budú konať rokovania.
