Sprievodné doklady sa vyhotovujú za účelom potvrdenia odoslania počtu dokladov, tovaru a iných materiálových hodnôt v nich uvedených. Sprievodné dokumenty týkajúce sa prepravy tovaru môžu obsahovať aj ďalšie informácie.
Odovzdávajúci list
K preneseným úradným dokumentom je takmer vždy priložený sprievodný list. Obsahuje podrobnosti o odosielateľovi, adresátovi, opis dokumentov a materiálov, ktoré sa majú odoslať. Je tiež vhodné si uvedomiť, z koľkých listov sa odoslaný dokument skladá. Sprievodný list je vypracovaný ako samostatný dokument na dvoch listoch, z ktorých jeden zostáva odosielateľovi. V organizáciách je odchádzajúce číslo a dátum uvedené na sprievodných listoch. Tieto opatrenia sú potrebné na zabezpečenie toho, aby adresát dostal všetky dokumenty v úplnej bezpečnosti. Je to do istej miery aj poistenie odosielateľa.
Sprievodné doklady na prepravu tovaru
Pri uskutočňovaní prepravy slúžia prepravné doklady ako sprievodné doklady a tiež ako písomná zmluva o preprave. Prezentujú sa vo forme železničného nákladného listu na prepravu po železnici, nákladného listu pre leteckú dopravu, nákladného listu pre cestnú dopravu a nákladného listu pre námornú dopravu.
Do nákladného listu sa uvedú potrebné informácie o náklade (jeho názov, množstvo, spôsob určenia hmotnosti atď.), Odosielateľovi, príjemcovi, vzdialenosti prepravy a jeho hodnote. Je hlavným dokumentom prepravy a určuje vzťah medzi odosielateľom, dopravcom a príjemcom.
Nákladný list je tiež cenným papierom potvrdzujúcim právo jeho držiteľa nakladať s nákladom uvedeným v nákladnom liste a po preprave ho prevziať. Na základe prepravného dokladu dopravca vystaví nákladný list, v ktorom odosielateľ uvedie meno odosielateľa a príjemcu, potrebné informácie o zaslanom náklade, množstvo prepravy (nákladu). Za nepresnosť informácií a všetky dôsledky s nimi spojené zodpovedá odosielateľ nákladu dopravcovi.
Nákladný list potvrdzuje prijatie tovaru na prepravu a sprevádza ho po celej trase. Ďalej ho spolu s tovarom prevádza dopravca na príjemcu.
Nákladný list pre všetky druhy dopravy, s výnimkou železničnej, je vyhotovený v troch alebo viacerých kópiách, aby každá strana mala kópiu nákladného listu pre prípad sporov.
Odosielateľ nákladu musí dopravcovi okrem nákladného listu poskytnúť aj všetky dokumenty, ktoré sa požadujú pre sanitárne, colné, karanténne a iné pravidlá.
