V procese práce a prípravy dokumentov sa dôležitú úlohu pripisuje ich schvaľovaniu, ktoré môže byť interné, keď sú dokumenty schvaľované oddeleniami samotnej organizácie alebo externé, spojené so schvaľovaním dokumentov inými inštitúciami. Zákonne správne dohodnutý dokument dáva právo podniknúť kroky stanovené zákonmi, normami a pravidlami. Dokumenty, ktoré prešli schvaľovacím procesom, sú zapečatené alebo opečiatkované.
Inštrukcie
Krok 1
Pri práci ako zamestnanec organizácie, medzi ktorej zodpovednosti patrí interné a externé schvaľovanie dokumentov, je potrebné mať jasné informácie o tom, ktoré oddelenia spoločnosti sú zodpovedné za ich schválenie.
Krok 2
Vytvorte zoznam dokumentov, ktoré bude potrebné schváliť počas celej doby práce. Majte jasno v súvislosti s oddeleniami zodpovednými za ich schválenie. Vytvorte tabuľku, ktorá bude označovať typy dokumentov podliehajúcich povinnému schváleniu, oddelenia zodpovedné za vykonávanie tejto práce, pozície, priezviská, mená, priezvisko zamestnancov, ich telefóny a e-mailové adresy.
Krok 3
Rozhodnite o dokumente, ktorý je potrebné schváliť. Vytvorte plán s uvedením poradia kontaktov s oddeleniami vo vašej organizácii. Zistite konečné termíny dokončenia práce tak, že sa porozprávate s každým zamestnancom všetkých divízií spoločnosti zodpovedných za schválenie dokumentu.
Krok 4
Venujte osobitnú pozornosť podmienkam schválenia dokumentu, rýchlo reagujte na všetky zmeny, ktoré v ňom urobí zamestnanec oddelenia. Ak máte pochybnosti o úpravách dokumentu, nezabudnite ich konzultovať so špecialistami organizácie a objasniť všetky nuansy. Pomôže vám to v budúcnosti skrátiť čas potrebný na schválenie a umožní vám to správne správne vyhotovenie dokumentu.
Krok 5
Na každom oddelení organizácie sa po absolvovaní schvaľovacieho postupu vloží do dokladu vízum. Môže to byť pečiatka oddelenia alebo pečiatka „Schválené“s uvedením polohy zamestnanca, menom a podpisom. Zaistite, aby ho každý zamestnanec zodpovedný za schválenie dokumentu správne podpísal. V opačnom prípade to nepodpíše vedúci organizácie.
Krok 6
Posledným odkazom na schválenie dokumentu je vedúci podniku. Dokument sa považuje za právne schválený, iba ak je podpísaný vedením, zamestnancami všetkých oddelení, pečiatkou alebo pečiatkou podniku.
Krok 7
Pri externej koordinácii dokumentov, ktoré si vyžadujú schválenie rôznymi inštitúciami, si pozrite zoznam organizácií, o ktoré sa musíte uchádzať. Zistite podrobné informácie o oddeleniach, ich zamestnancoch zapojených do koordinácie. Zavolajte im alebo pošlite e-mail s uvedením požadovaného zoznamu dokumentov. Dohodnite sa na čase stretnutia.
Krok 8
Pripravte zoznam problémov týkajúcich sa času schválenia a postupu vykonávania zmien pre zamestnanca inštitúcie zapojenej do externého schvaľovania dokumentov. Urobte oficiálne vyhlásenie v predpísanej forme s uvedením zoznamu dokumentov, ktoré sa majú schváliť. Kontrolujte načasovanie schvaľovania dokumentov a správnosť ich vykonávania.
