V priebehu hospodárskej činnosti uzatvárajú vodcovia spoločností veľa rôznych zmlúv s dodávateľmi a kupujúcimi. Niektoré organizácie používajú takzvané registre zmlúv, aby mohli sledovať trvanie týchto predpisov. Pojem „register“vo všeobecnosti znamená určitý protokol registrácie prichádzajúcich a odchádzajúcich dokumentov. Ako vytvoriť takúto databázu?
Inštrukcie
Krok 1
Najskôr sa musíte rozhodnúť, aké informácie chcete v registri vidieť, teda zvýrazniť pre seba najdôležitejšie kritériá. Potom si v denníku, ktorý je možné vytvoriť v programe Excel aj pomocou bežného zošita (najlepšie formátu A4), vytvorte tabuľku.
Krok 2
Ak ste sa zastavili pri druhom spôsobe, potom najskôr zostavte titulnú stránku. Napíš na ňu údaje o organizácii, teda INN, KPP, OKATO, adresu sídla a vedúceho organizácie. V strede napíšte „Register zmlúv na (uveďte obdobie)“.
Krok 3
Ďalej na nasledujúcom hárku vytvorte tabuľku pozostávajúcu zo šiestich stĺpcov. V prvom stĺpci uveďte číslo zmluvy uzavretej s protistranou, v druhom - dátum regulačného právneho dokumentu a v treťom - dátum jej skončenia platnosti.
Krok 4
Ďalej uveďte meno protistrany, dodávateľa a predmet zmluvy, napríklad vývoj účtovných programov. Voliteľne môžete uviesť výšku zmluvy, či už existuje dodatočná dohoda a ďalšie podmienky. Zmluvy sa spravidla zadávajú v chronologickom poradí. Po skončení obdobia je vhodné dokument bleskovať, očíslovať a podpísať s vedúcim organizácie. Potom odovzdajte register do archívu.
Krok 5
Na zostavenie registrov tiež môžete použiť špeciálne vyvinutý program, ktorý sa nazýva „Register zmlúv“. Umožňuje vám sledovať platby na základe zmlúv, dátum vypršania platnosti týchto dokumentov a tiež viesť záznamy o vyplatených sumách. Program automaticky generuje zoznamy, ktoré po uplynutí obdobia môžete tlačiť na papier.
Krok 6
Môžete sa zastaviť pri tretej metóde, teda pri použití programu Excel. Stĺpce v tabuľke môžu mať približný obsah, ako pri použití prvej metódy. Na konci obdobia vytlačte register a odovzdajte ho hlavnému účtovníkovi na podpis.
