Výňatok obsahuje presné informácie uvedené v hlavnom dokumente. V praxi sa vypracúva pre prípad, že nie je možné kopírovanie, napríklad pri práci s dôvernými dokumentmi. Pri zostavovaní výkazu musíte dodržiavať špeciálne požiadavky.
Inštrukcie
Krok 1
Pre výpis z dokumentu neexistuje jednotný formulár, preto sa pri jeho vypĺňaní riaďte predpismi a internými dokumentmi organizácie. V hlavnom dokumente vyberte tie fragmenty textu, ktoré chcete vidieť vo výpise. Ak ho chcete znova napísať celý, nemusíte nič vyberať. Na čistý list papiera v strede horného okraja dokumentu zadajte celý názov organizácie. Nižšie uveďte názov dokumentu, napríklad „Výňatok z objednávky č. 12 zo dňa 01.02.2012“.
Krok 2
Opíšte presné znenie kopírovaného dokumentu. Napríklad ak ide o objednávku, musíte prepísať výrok fragmentu a nezabudnúť na slovo „Objednávam“. Ak vypracúvate výpis z protokolu, napíšte slovo „Rozhodnuté“alebo „Rozhodnuté“. Ak kopírujete iba niekoľko odsekov, nezabudnite ich číslovanie (aj keď sa objavia súvislé čísla). Pamätajte, že musíte úplne reprodukovať pôvodný text bez pridávania slov, fráz alebo dokonca zmeny koncovky, to znamená, že musíte citovať dokument.
Krok 3
Za hlavným textom musí nasledovať podpis osoby, ktorá hlavný podpis podpísala predtým. Ak vyhotovujete výpis z protokolu, musí byť podpísaný všetkými zamestnancami, ktorých podpis je na pôvodnom dokumente. Hneď nižšie potvrdíte svojím podpisom všetky informácie, uvediete svoje priezvisko, iniciály a pozíciu. Nezabudnite pripevniť pečiatku organizácie. Ak je dokument potrebný na interné použitie, bude stačiť vložiť pečiatku na registráciu dokumentov.
Krok 4
Nezabudnite potvrdiť dokument tajomníkovi alebo inej oprávnenej osobe, ktorá musí napísať „Správne“, uviesť svoje iniciály a podpísať. Bez tohto znenia bude dokument neplatný.
