Etiketa je mnohostranný koncept, v spoločnosti, pri stole alebo na verejných miestach platia pravidlá správania. Existuje tiež niečo ako obchodná etiketa, najmä etiketa obchodného písania. Reputácia spoločnosti do značnej miery závisí od spôsobu vedenia korešpondencie s klientmi, zamestnancami a partnermi.
Všeobecné pravidlá obchodnej korešpondencie
Písomný prejav sa veľmi líši od ústnej, najmä obchodnej korešpondencie. Moderná realita je taká, že písanie sa čoraz viac myslí skôr ako e-mailová správa ako ako správa na papieri.
Pokiaľ ide o obchodné rokovania s partnermi, o všetkých správach týkajúcich sa obchodných momentov je najlepšou voľbou na prenos informácií e-mail. Písanie pozvánok, ďakovných alebo gratulačných listov sa však deje na papieri.
Za osvedčený postup sa považuje použitie kvalitného papiera, najlepšie hlavičkového papiera s logom organizácie. Dôležité listy alebo pozvánky na špeciálne udalosti je lepšie doručovať kuriérom alebo doporučene. Odkaz na krásnom vysokokvalitnom papieri vyzerá solídne a zvyšuje hodnotenie spoločnosti.
V obchodnej korešpondencii je dôležitá správnosť, gramotnosť a presnosť správy. Prílišná emocionalita, familiárnosť, urážlivé poznámky, ako aj dĺžka a nejednoznačnosť prezentácie nie sú povolené.
Je dôležité text členiť, správne umiestniť diakritiku a interpunkčné znamienka, aby mal príjemca jasno v tom, o čo konkrétne v písmene ide.
Pokiaľ ide o štýl komunikácie, je lepšie vyhnúť sa kvetnatým frázam, zložitým viacúrovňovým vetám a zbytočným slovám. Hojnosť profesionálnych klišé v obchodnej korešpondencii je prípustná.
Pre zrozumiteľnosť môžete do textu pridať tabuľky, diagramy alebo tabuľky.
Používanie emotikonov a obrázkov v obchodnej korešpondencii je neprijateľné. Pred odoslaním nezabudnite skontrolovať, či text neobsahuje chyby a preklepy.
Pravidlá návrhu obchodného listu
Dobre napísaný obchodný list musí mať jasnú štruktúru. Neexistuje jediný štandard, ale existujú všeobecné pravidlá návrhu.
Obchodný list sa skladá z hlavičky, pozdravu, obsahu (základ), rozlúčky, podpisu a podrobností o vysielajúcej organizácii.
„Hlavička“listu zvyčajne obsahuje názov organizácie, logo, adresu a kontakty na komunikáciu (telefón, e-mail, fax).
V hlavičke tiež môžete uviesť typ činnosti spoločnosti a mená manažérov.
Čiapočka je najčastejšie potlačená v strede hárku, niekedy je povolené umiestniť ju do horného rohu.
Renomovaná spoločnosť by mala mať vlastný hlavičkový papier. E-maily by tiež mali mať formuláre, čo dodáva organizácii pevnosť.
Do uvítacej časti môžete napísať „Dobré popoludnie“alebo „Dobrý deň“, ak správa nemá prísny interpersonálny charakter. V jasnom obchodnom liste, oznámení alebo inej obchodnej dokumentácii bude vhodnejšie okamžite osloviť adresáta menom a priezviskom.
Najdôležitejšou vecou v obchodnej korešpondencii je hlavný obsah listu - základ.
Táto časť má najvyššie informačné zaťaženie, je v nej odhalený účel odvolania.
Môže byť niekoľko dôvodov pre kontaktovanie, predstavenie každého aspektu by malo začínať samostatným odsekom. Štruktúra hlavnej časti listu je nevyhnutná na odlíšenie tém a lepšie pochopenie informácií.
Medzi príklady odstavcov patria nasledujúce frázy: „pýtame sa vás“, „informovať“, „ponuka na zváženie“a ďalšie.
Je potrebné pripomenúť, že v rámci týchto aspektov existuje aj štruktúra.
Odosielateľ obchodného listu musí odôvodniť relevantnosť žiadosti, zverejniť jej hlavný obsah a v prípade kladnej odpovede opísať očakávaný výsledok.
V obchodných listoch sa vzorce pre priamu reč používajú zriedka. Hlavným účelom záverečnej frázy je vyjadrenie úcty k adresátovi a zvyčajný hold zdvorilosti. Príklady záverečných fráz: „všetko najlepšie“, „s pozdravom“, „vopred ďakujem za odpoveď“a ďalšie.
Na konci listu musí byť osobný podpis. Spravidla sú uvedené priezvisko, iniciály a pozícia odosielateľa a kontaktné telefónne čísla.
Veľké spoločnosti používajú elektronický podpis. Toto je špeciálny súbor s textovým podpisom, ktorý sa automaticky pripája na koniec každého písmena. Elektronický podpis by nemal mať viac ako päť až šesť riadkov a sedemdesiat znakov.
Táto dizajnová štruktúra sa týka aj propagačných listov, motivačných listov a listov s poďakovaním, ako aj oznámení, vyhlásení, nárokov a varovaní.
Pri zasielaní väčšieho množstva informácií je do tela listu napísaná krátka podpora a hlavný balík je vypracovaný ako samostatná príloha. Ak príloha „váži“veľa, mali by ste na to príjemcu upozorniť v motivačnom liste v dodatku.
Odpoveď na obchodný list
Podľa pravidiel obchodnej etikety by sa odpoveď na list nemala odkladať o viac ako dva až tri dni. Ak je z viacerých objektívnych dôvodov na odpoveď potrebná dlhšia doba, informujte o tom odosielateľa, považuje sa to za dobrú formu a dodáva spoločnosti dôveryhodnosť.
Pamätajte na to hlavné - musíte odpovedať na všetky obchodné e-maily, okrem zjavného spamu.
Pri odpovedaní na obchodné listy sa často používajú štandardné vzorce reči:
- "Je nám ľúto, že vás informujeme …";
- "Vďaka za …";
- "Pozývame vás s potešením …";
- "Pripomíname vám …";
- „V súlade s vašou požiadavkou informujeme …“a ďalšie.
Pre väčšie pohodlie môžete vytvoriť samostatný súbor s podobnými vzormi reči. Pokiaľ ide o prázdne miesta, veľmi uľahčíte a urýchlite písanie obchodných listov.
Ak je list dôležitý a potrebujete s istotou vedieť, že bol doručený adresátovi, objednajte si doručenie kuriérom alebo doporučeným listom (ruská pošta). E-mail má funkciu „Prijaté upozornenie“, ktorá vám automaticky pošle potvrdenie o zobrazení vašej správy.
Ak na písmeno nebude odpovedať, podľa etikety môžete uskutočniť ďalšie volanie s cieľom objasniť situáciu korešpondenciou.
Druhy obchodnej korešpondencie
Spočiatku existujú dva typy obchodnej korešpondencie: interná a externá. Externá korešpondencia je korešpondencia zasielaná príjemcovi tretej strany, zatiaľ čo interná korešpondencia sa používa v medziach jednej firmy.
Obchodné listy sa podľa zamýšľaného účelu delia na: aplikácie, informačné vestníky, reklamy, dotazy, odporúčania, návrhy, upomienky, reklamácie, pozvánky a iné.
List - správa obsahuje informácie, ktoré potrebuje adresát na vykonávanie akýchkoľvek úloh v rámci spoločnej veci. Takéto informácie sú relevantné a dôležité pre príjemcu aj odosielateľa.
Aplikácia - druh obchodnej korešpondencie, ktorá zahŕňa zaslanie žiadosti za účelom získania informácií alebo služieb. Napríklad žiadosť o účasť na podujatí.
Žiadosť - písomná žiadosť o získanie zaujímavých informácií. Žiadosť môže byť formálna a záväzná.
V ponukovom liste sa zvyčajne ponúka spolupráca alebo konkrétne služby a obchodné návrhy. Spravidla sa takéto listy posielajú na niekoľko adries naraz, možno použiť hromadnú poštu.
Pozvánka - individuálny pozývací list na stretnutie alebo slávnostnú udalosť. Pri vytváraní takejto korešpondencie je povolené použitie špeciálnych sviatočných formulárov alebo pohľadníc. Hlavné je jasne vyhláskovať názov udalosti, adresu, čas a miesto konania stretnutia.
Pripomienkový list je správa o splnení akýchkoľvek povinností: splácanie dlhu, poskytnutie správy, upomienka na stretnutie a ďalšie.
Ak jedna zo strán nesplnila zmluvné podmienky alebo porušila dohodu, môže poškodený zaslať reklamáciu. Charakteristickým znakom listu - reklamácia - je prítomnosť podrobného popisu porušených podmienok, informácií o posúdení škody, nárokov na náhradu strát alebo eliminácie zisteného porušenia. Táto korešpondencia je často doplnená kópiami dokumentov, fotografií a preberacích listov.
V odporúčacích listoch sa hodnotí tretia strana alebo spoločnosť a uvádzajú sa ich charakteristiky. Takéto správy sú najčastejšie pri uchádzaní sa o nové miesto.
Vlastnosti obchodného e-mailu
V dnešnej dobe sa veľké percento obchodných listov zasiela e-mailom, takže pravidlá obchodnej etikety formulujú aj požiadavky na vedenie elektronickej obchodnej komunikácie.
Pozorne si prečítajte adresu odosielateľa. Mali by vás upozorniť správy s podobnými adresami poštovej schránky: „cupercat“alebo „mini - bikiny“. Okrem bežného spamu môžu správy z týchto adries obsahovať vírusy.
Vždy majte riadok témy krátky a k veci.
Etiketa umožňuje citovať pôvodnú správu, aby príjemca okamžite pochopil, o čo ide.
K prílohe je dovolené pripájať ďalšie materiály.
Poznanie a uplatňovanie pravidiel etikety v oblasti obchodnej komunikácie pomáha odosielateľovi získať dobrú povesť a prilákať nových partnerov.
