Bez ohľadu na typ činnosti, ktorej sa organizácia venuje, počas svojej životnosti vytvára značné objemy dokumentácie, ktoré je potrebné uchovať. Čím väčšia je spoločnosť a čím širší je rozsah jej činnosti, tým väčší je objem nahromadených dokumentov. Prirodzene, skôr či neskôr vyvstane otázka triedenia a zničenia irelevantnej dokumentácie. Zostáva určiť, čo sa dá zničiť a čo je ešte potrebné zachovať.
Inštrukcie
Krok 1
V záujme systematizácie dokumentácie je pre každý dokument prijatý na uskladnenie potrebné určiť dobu uchovávania, po ktorej môže byť dokument zničený bez rizika pre organizáciu.
Použite schválený zoznam dokumentov, pre ktoré Rosarchiv stanovil dobu uchovávania. Hlavným dokumentom, ktorý by sa mal riadiť pri systematizácii tohto druhu dokumentácie, je „Zoznam typických riadiacich dokumentov generovaných pri činnostiach organizácií s uvedením času uloženia“(schválený Rosarchivom dňa 06.10.2000).
Krok 2
Preštudujte si tiež kontrolné zoznamy rezortov, ku ktorým sa budete musieť uchýliť, ak vaša organizácia spadá pod odbornú kvalifikáciu (napríklad existujú kontrolné zoznamy vojenských oddelení, bankových oddelení atď.). Pre najbežnejšie typy organizácií boli vypracované aj zoznamy dokumentácie (napríklad pre akciové spoločnosti).
Krok 3
Množstvo dokumentov je predmetom uskladnenia v súlade s ich špecifikami, napríklad je potrebné uchovávať daňovú dokumentáciu najmenej 4 roky a účtovná závierka najmenej 5 rokov.
Krok 4
Používanie zoznamov je najpohodlnejším spôsobom organizácie dokumentov, pretože pre každý typ dokumentácie existuje jasné obdobie uchovania. Nie všetky dokumenty však možno kategorizovať do zoznamov. U niektorých dokumentov by dobu uchovávania mala ustanoviť samotná organizácia.
Na tento účel organizácia príslušným príkazom vytvorí odbornú komisiu, ktorá pravidelne skúma hodnotu dokumentov, určuje lehoty uchovávania a ničí dokumenty, pre ktoré doba uchovávania uplynula alebo sa nevyžaduje. Je dôležité, aby v komisii boli ľudia, ktorí dokážu vypočítať relevantnosť dokumentu a pravdepodobné riziká jeho straty.
