Moderné podnikanie nemožno zastaviť na veľké vzdialenosti, už sa neobmedzuje iba na jedno mesto alebo región. Obchodní partneri môžu pôsobiť v susednom meste alebo na susednom kontinente. S cieľom formalizovať dohody písomne sa nemusí partneri vždy osobne stretnúť. Ale takáto maličkosť sa nemôže stať prekážkou rozvoja podnikania, pretože uzatváranie zmlúv poštou sa stalo bežnou vecou.
Nevyhnutné
- Fax;
- E-mail;
- šablóna zmluvy;
- údaje o stranách;
- obálky a pečiatky.
Inštrukcie
Krok 1
Aby ste mohli uzavrieť zmluvu poštou, vymeňte si podrobnosti s obchodným partnerom. Ak konáte ako predajca, požiadajte svojich obchodných partnerov o podrobnosti o ich organizácii. Kupujúci musí poskytnúť svoje údaje obchodným partnerom. Požiadavky na hlavičkový papier organizácie je možné zaslať faxom alebo e-mailom. Môžete im to nadiktovať aj telefonicky, ale to nie je veľmi pohodlné.
Krok 2
Predajca služby alebo produktu má zvyčajne predlohu pre štandardnú zmluvu. Pomocou e-mailu pošlite tento návrh dohody svojim obchodným partnerom na posúdenie. Nepoužívajte fax, ak nechcete, aby váš partner dostal nečitateľný text.
Krok 3
Kupujúci musí zvážiť návrh zmluvy a schváliť ho, ak mu vyhovujú všetky ustanovenia zmluvy. V prípade nesúhlasu s niektorými ustanoveniami zmluvy musí kupujúci ústne alebo písomne svoj nesúhlas oznámiť predávajúcemu.
Krok 4
Ak je všetko v poriadku, zadajte do zmluvy údaje o stranách, vytlačte ich v dvoch vyhotoveniach, podpíšte oprávnenú osobu od predávajúceho a odošlite ich faxom kupujúcemu. Kupujúci musí podpísať faxovú kópiu zmluvy (podpísanú predávajúcim). Podpísanú zmluvu musí kupujúci odfaxovať predávajúcemu.
Krok 5
Pokiaľ kupujúci nesúhlasí s určitými podmienkami, mierne sa mení postup pri uzatváraní zmluvy poštou. Ak predávajúci nechce na naliehanie kupujúceho zmeniť podmienky zmluvy, potom sa zmluva uzatvára protokolom o nezhodách. V takom prípade musí kupujúci po obdržaní faxu kópie zmluvy podpísanej oprávnenou osobou od predávajúceho vypracovať protokol o nezhodách.
Krok 6
Po vypracovaní a podpísaní protokolu o nezhodách ho kupujúci musí faxom zaslať predávajúcemu. Po podpísaní kópie protokolu o nezhodách (podpísaného kupujúcim) je predávajúci povinný túto kópiu zaslať faxom kupujúcemu. Na oplátku musí kupujúci podpísať podpísanú zmluvu faxom. Od tohto okamihu sa zmluva považuje za uzavretú protokolom o nezhodách, ktorý je jej neoddeliteľnou súčasťou.
Krok 7
Ak predávajúci nesúhlasí s protokolom o spore, musí vypracovať protokol o urovnaní sporu. Výmena protokolov sa riadi rovnakým algoritmom.
Krok 8
Po dosiahnutí dohody o všetkých otázkach si musia partneri po výmene podpísaných faxových kópií vymeniť originály dokumentov poštou. Ak ste predajca, pošlite poštou dve kópie zmluvy podpísanej vašou stranou. Ako kupujúci odošlite faxom dve kópie zápisnice o nesúhlase podpísanej vami určenou osobou. Po obdržaní dokumentov vložte svoje podpisy, jednu kópiu majte pri sebe a druhú pošlite poštou svojmu partnerovi.
