Pracovná kniha je jediným dokumentom, ktorý zaznamenáva informácie o pracovných skúsenostiach a pracovnej činnosti zamestnanca. Preto v prípade straty alebo straty pracovnej knihy je potrebné podniknúť niekoľko opatrení na jej obnovenie.
Osoba, ktorá stratila pracovnú knihu, má dve možnosti, ako si zaobstarať novú. Prvou možnosťou je obrátiť sa na predchádzajúceho zamestnávateľa so žiadosťou o vydanie duplikátu namiesto strateného. Podľa bodu 31 „Pravidiel pre vedenie a uchovávanie pracovných kníh, zostavovania formulárov pracovných kníh a poskytovania nimi zamestnávateľom“, ktoré boli schválené nariadením vlády Ruskej federácie zo 16. apríla 2003, je zamestnávateľ povinný vydať bývalému zamestnancovi doklad do 15 dní odo dňa podania žiadosti. Zamestnávateľ robí duplikáty v celkovej sume, pričom neuvádza, kde, u ktorého zamestnávateľa, v akom časovom období a na akej pozícii pracoval vlastník zošita. Ak je bývalý zamestnávateľ vo vzdialenosti od zamestnanca, pri podávaní žiadosti o nové miesto výkonu práce bude jednoduchšie požiadať o duplikát pracovnej knihy. V takom prípade bude pri vypracovávaní dokumentu na personálnom oddelení potrebné predložiť certifikáty z minulých pracovných pozícií potvrdzujúce dĺžku služby. Dôkazom budú aj pracovné zmluvy, výpisy z príkazov na menovanie do práce, osobné účty, šekové knižky, mzdy a iné potvrdenia o pracovnej činnosti. Informácie o pracovných skúsenostiach v podniku, ktorý bol zlikvidovaný, sú požadované v archívoch. Ak nie je možné získať dokumenty potvrdzujúce pracovné skúsenosti, osoba má právo požiadať o potrebné informácie na oddelení dôchodkového fondu Ruskej federácie., kde informácie o individuálnom (personifikovanom) účtovníctve obsahujú údaje o tom, kde, kedy a ako dlho občan pracoval. Pri zhromažďovaní dôkazov o tom, že zamestnanec bol zamestnaný v konkrétnom podniku, sa zohľadňujú aj výpovede kolegov v práci alebo priamych nadriadených. To ovplyvňuje najmä kladné rozhodnutie sudcu pri potvrdení dĺžky služby na súde.
