Ak chcete poslať list nie jednej osobe, ale niekoľkým členom vášho pracovného tímu, mal by sa obsah listu mierne líšiť od bežného. Nezabudnite tiež dodržiavať pravidlá obchodnej korešpondencie.
Inštrukcie
Krok 1
Vytvorte zoznam kolegov, ktorých chcete zahrnúť do svojho zoznamu adries. Skontrolujte, či sú všetci adresáti relevantní pre aktuálne vydanie. Naopak, osobu, ktorá by mala byť o niečom informovaná, môžete svojím listom preskočiť. Študujte okruh zainteresovaných strán. Rozhodnite sa, ktorého spolupracovníka dáte do poľa „Adresát“a koho do poľa „Kópia“. Priamy exekútori sú zvyčajne uvedení v stĺpci „Adresát“a tí, ktorí proces riadia alebo sa ho zúčastňujú nepriamo, alebo sú jednoducho zamestnancom, ktorí majú záujem, do poľa „Kópia“.
Krok 2
Popremýšľajte, ako usporiadať mená príjemcov. Bude to pre vás oveľa jednoduchšie, ak má vaša spoločnosť v tejto súvislosti konkrétne stanovené pravidlá. V opačnom prípade možno ich poradie určiť rôznymi spôsobmi. Napríklad priezviská môžete zoradiť v abecednom poradí. Môže sa použiť princíp seniority. Lepšie je nájsť list od sekretárky adresovaný niekoľkým príjemcom a zistiť, ako to robí. S najväčšou pravdepodobnosťou ide o nevyslovený štandard vašej spoločnosti.
Krok 3
Uveďte predmet správy. Mal by v krátkosti odrážať jeho obsah. Potom prejdite na telo listu. Dodržiavajte pravidlá obchodnej korešpondencie. Zdvorilo pozdravte tím a pokračujte k téme.
Krok 4
Píš iba na púzdro. Nevynechajte dôležité detaily, ale ani „vodu“nerieďte. Oceňujte čas svojich kolegov. Ak pre lepšie pochopenie podstaty svojej správy potrebujete byť informovaní o inej korešpondencii, umiestnite do dolnej časti listu úvodzovky. Nezabudnite sa rozlúčiť a popriať všetkým produktívny deň v práci.
