Plánovanie a organizácia pracovného času je dôležitou súčasťou efektívnej práce na akejkoľvek pozícii. V prípade riadiacej pozície sa dôležitosť predbežného plánovania ešte zvyšuje, preto je potrebné k tejto problematike pristupovať veľmi opatrne.
Inštrukcie
Krok 1
Manažér si môže naplánovať svoj čas sám alebo túto funkciu úplne alebo čiastočne delegovať na asistenta sekretára. V žiadnom prípade sa nezaobídeme bez interakcie so sekretárom, pretože to je on, kto pripravuje a organizuje stretnutia, materiály pre stretnutia a prijíma prichádzajúce hovory. Sekretár navyše zvyčajne uchováva v hlave všetky plány manažéra, ktoré pozná, a snaží sa ich rozdeliť podľa pracovnej doby, preto je veľmi dôležité okamžite informovať tajomníka o zmenách v jeho plánoch.
Krok 2
Nemali by ste sa však spoliehať iba na sekretárku. Je dôležité naučiť sa, ako si vyhradiť čas tak, aby ste mali čas všetko naplánovať. Dobrým spôsobom, ako to urobiť, je analyzovať každú uplynutú hodinu a presne zistiť, čo sa urobilo a ako dlho to trvalo. Je tiež potrebné vyzdvihnúť pre seba hlavné globálne úlohy ako vedúci a venovať ich riešeniu väčšinu svojho pracovného času. Najdôležitejšie úlohy by sa v každom prípade mali vyriešiť na prvom mieste, pretože je známe, že 80% súčasných úloh sa rieši v prvých 20% pracovného dňa a zvyšok času sa venuje iba 20% práce.
Krok 3
Nenechajte náhodné udalosti prekročiť váš plán. Je lepšie venovať im určitý čas vopred v plánoch, čo vám umožní mať väčšiu pravdepodobnosť času na dokončenie hlavných úloh. Pri plánovaní stretnutí, udalostí, stretnutí, konferencií postupujte v reálnom čase, ktorý budú vyžadovať, s prihliadnutím na prípravu, predbežné oboznámenie sa s materiálmi, spontánne diskusie a otázky. Pokúste sa takéto udalosti rozložiť včas, aby začiatok nasledujúcej schôdzky nespočíval na konci predchádzajúcej, pretože v takom prípade budete často nútení buď meškať, alebo zmrviť finále.
Krok 4
Medzi povinnosti sekretára často patrí aj predbežné plánovanie dňa a týždňa s prihliadnutím na prijaté hovory, ponuky, pozvánky. Na konci pracovného dňa je vhodné prediskutovať so sekretárkou jeho predstavu o vašom harmonograme a upraviť ho. Je ešte lepšie urobiť to popoludní, aby mala sekretárka príležitosť robiť zmeny a telefonovať s návrhom na odloženie tejto alebo tej udalosti. Neustály kontakt s tajomníkom by sa mal stať zvykom, pretože jeho harmonogram priamo závisí od vášho a veľa udalostí si z jeho strany vyžaduje predbežnú prípravu.
Krok 5
Analyzujte minulé pracovné dni z hľadiska efektívneho pridelenia času. Možno uvidíte riešenia, ktoré vám umožnia urobiť viac, napríklad usporiadať niekoľko stretnutí v tej istej oblasti alebo spojiť niektoré udalosti. Robte si poznámky o minulých a plánovaných udalostiach do svojho denníka.
