Program rokovania je kostrou stretnutia alebo stretnutia. V ňom sú stanovené hlavné témy diskusie a hlavné oblasti diskusie. Stanovuje poradie stretnutia, zameriava pozornosť účastníkov na profesionálny rozhovor, neumožňuje, aby sa diskusia vyvinula do chaotickej výmeny názorov.
Inštrukcie
Krok 1
S prípravou programu začnite hneď, ako vedenie rozhodne o dátume a téme stretnutia. Ak budete v pätách, budete ľahšie formulovať jeho body. Okrem toho budete mať dostatok času na opravu prvej možnosti, ak chce manažér vykonať zmeny.
Krok 2
Zvýraznite hlavné a vedľajšie aspekty témy stretnutia. Nezaťažujte program malými problémami, ktoré je možné vyriešiť rutinne. Najlepšou možnosťou je zahrnúť 1–2 významné body, o ktorých diskusii má väčšina tímu záujem, a nechať si čas na rýchle vyriešenie menej dôležitých otázok, vrátane tých, ktoré vznikli počas stretnutia.
Krok 3
Formulujte body programu. Vyhýbajte sa dvojzmyselným alebo dvojzmyselným vetám. Čo najviac konkretizujte položky, ktoré sú vo vašom programe. Po ich prečítaní by účastník stretnutia mal ľahko pochopiť podstatu problému a účel jeho diskusie. Ak máte ťažkosti, vyhľadajte pomoc od špecialistu, ktorý prednesie hlavný prejav k tejto téme.
Krok 4
Každá položka by mala začínať predložkou „about“alebo „about“: „Na podnet obchodného oddelenia usporiadať upratovací deň“alebo „O prerozdelení funkcií medzi marketingovým oddelením a tlačovou službou“atď. Ak bude predložený na prerokovanie akýkoľvek regulačný dokument, klauzula môže znieť takto: „Po schválení Charty podniku“alebo „O zmene a doplnení pracovných náplní zamestnancov sekretariátu“atď. V prípade informatívnych otázok, ktoré nevyžadujú diskusiu, uveďte príslušné vysvetlenie v zátvorkách alebo ich oddeľte dvojbodkou. Napríklad „O sľubných oblastiach vydávania kníh: Správa zástupcu generálneho riaditeľa o pracovnej ceste na seminár.“
Krok 5
Štruktúru svojej agendy. V praxi existujú dva spôsoby usporiadania otázok: od najdôležitejších po menej dôležité a od menších po významné. Každá možnosť má svoje pozitívne stránky. V prvom prípade sa hlavné problémy zvážia na začiatku stretnutia. Zamestnanci sú aktívnejší, únava sa ich zatiaľ netýka. Diskusia o prvej otázke sa ale môže ťahať ďalej, na riešenie menších, ale dôležitých problémov, už nezostane čas. Ak sa stretnutie začína menej dôležitými bodmi, zamestnanci sa postupne pridávajú k rytmu a v čase vyhlásenia hlavného problému sú pripravení na konštruktívny dialóg.
Krok 6
Vytlačte si program podľa administratívnych požiadaviek vašej organizácie. Okrem aktuálnych otázok na diskusiu uveďte dátum, čas, miesto konania schôdze, hlavných rečníkov, účastníkov a pozvaných odborníkov. Schválte dokument s vedúcim organizácie. Pôvodný program rokovania pripojíte neskôr k zápisnici zo schôdze. Na základe schválenej agendy pripravte pre zamestnancov spravodaj alebo oznámenia.
