Dwight David Eisenhower bol 34. prezidentom USA. Mal veľa vecí, ktoré musel urobiť, a tak sa rozhodol vytvoriť si vlastný plánovací systém, aby mohol vždy so všetkým držať krok.
Eisenhower navrhol na plánovanie prípadov použitie prioritnej matice. Je založená na stanovení priorít podľa kritérií dôležitosti a naliehavosti úloh. Prípady sú rozdelené do štyroch kategórií:
… To sú veci, ktoré budú zajtra neskoro. Tieto záležitosti musia byť predovšetkým vyriešené bez problémov. Eisenhower naznačil, že tento stĺpec by mal byť vždy prázdny, pretože ak máte urgentnú úlohu, okamžite vyhodnotíte jej dôležitosť a naliehavosť a začnete ju plniť. V tomto stĺpci je možné uviesť rôzne nepredvídané okolnosti, vyššiu moc, návštevy lekára, urgentné hovory. Musíte sa hneď pokúsiť urobiť také veci, zaraďte ich mentálne do tejto kategórie.
… Je pravidlom, že práve tieto činnosti najviac ovplyvňujú produktivitu činnosti. Sú to oni, ktorí sú tak často odkladaní na neskôr, a preto sa vylievajú do chvostov a urýchľujú prácu a dajú sa bezpečne presunúť do kategórie A. Toto sú prípady, ktoré by sa mali okamžite dokončiť, ak prípady v stĺpci 1 neexistujú.
Zdá sa, že je nemožné odmietnuť, ale trávia väčšinu času, kým nás neposúvajú k cieľu a neprinášajú nám žiadne výhody. Prípady v tomto stĺpci je potrebné starostlivo preskúmať. Stoja za váš čas, potrebujete ich splniť? Eisenhower vám odporučil, aby ste vyhľadali ľudí, ktorí za vás môžu tieto úlohy vykonávať s rovnakým úspechom alebo lepším.
… Toto sú najproduktívnejšie veci, ktoré môžete urobiť. Sedenie na sociálnych sieťach, listovanie v časopisoch, sledovanie televízie - to vyžaduje veľa času a prináša minimum výhod. Ak sa z takýchto vecí stal zvyk, musíte sa ich postupne zbaviť, čím skrátite čas, ktorý im je pridelený.
Svoje záležitosti budete môcť správne distribuovať položením otázok: Je táto úloha dôležitá? Čo sa stane, ak to urobíte zajtra? Čo sa stane, ak to neurobíte vôbec? Týmto spôsobom môžete uprednostniť najskôr to, čo skutočne potrebujete, a nestrácať čas.
