Organizačno-administratívny dokument sa nazýva protokol, ktorý zaznamenáva priebeh prerokúvania záležitostí a rozhodovania na schôdzach, rokovaniach, stretnutiach a konferenciách kolegiálnych orgánov.
Nevyhnutné
Stretnutie, zápisnica
Inštrukcie
Krok 1
Protokol je vypracovaný na všeobecných formulároch aj na prázdnych štandardných listoch papiera vo formáte A4 a obsahuje nasledujúce uvedené podrobnosti:
- názov typu dokladu a jeho sériové číslo;
- dátum;
- miesto vyhotovenia protokolu;
- názov textu;
- text;
- podpisy predsedu a tajomníka.
Krok 2
V hlavičke protokolu musia byť uvedené nasledujúce podrobnosti:
- celý názov organizácie;
- typ dokumentu (t. j. protokol);
- dátum a číslo;
- miesto vyhotovenia protokolu;
- priamo samotný názov textu. Názov organizácie je označený organizačnou a právnou formou a zodpovedá oficiálne stanovenému názvu (v predpise alebo charte organizácie). Právna forma je tiež napísaná v plnom znení, a nie vo forme skratky.
Krok 3
V úvodnej časti by mal byť uvedený zoznam tých, ktorí boli na schôdzi prítomní, a tiež uviesť, kto pôsobil ako predseda a kto ako tajomník. Ak je toto zápisnica z produkčného stretnutia, potom by sa mal u všetkých prítomných uviesť názov pozície. Úvodná časť sa končí programom. Nasledujúci záznam je povolený: Bolo … ľudí.
Krok 4
Hlavná časť protokolu by mala byť štruktúrovaná podľa tejto schémy: LISTENED - SPEAKED - DECIDED (DECIDED) zvlášť pre každý bod programu a veľké písmeno - krátky záznam o obsahu správy, správy. V sekcii REPRODUKTOROV je obrys rovnaký. V časti JE ROZHODNUTÉ je potrebné podrobne uviesť prijaté rozhodnutia Text protokolu podpisuje tajomník a predseda.
